Syntess Atrium Handleiding

Veel installateurs en dienstverleners in de technieksector werken dagelijks met Syntess Atrium. Deze bedrijfssoftware is niet alleen een digitaal gereedschap, maar vormt vaak het hart van de bedrijfsprocessen: van offertes tot projectplanning, van werkbonnen tot facturatie. Wie Syntess Atrium efficiënt wil inzetten, moet weten waar de valkuilen liggen én hoe je de software naar je eigen hand zet. In deze handleiding vind je concrete stappen, menu-paden en oplossingen voor veelvoorkomende problemen, zodat je snel en zonder frustratie aan de slag kunt.

Specificaties en kenmerken

• Modulaire opbouw: Syntess Atrium bestaat uit modules als Calculatie, Projectbeheer, Service en Facturatie. Je kunt deze los aanschaffen en activeren via Beheer > Systeeminstellingen > Modules, zodat het systeem aansluit op de behoeften van jouw bedrijf.
• Cloud- en on-premise installatie: Je kunt kiezen tussen een lokale serverinstallatie of werken via de Syntess Cloud. De cloudversie vereist minimaal Windows 10 en een stabiele internetverbinding van 20Mbit/s. Bij lokale installatie is SQL Server 2017 of hoger vereist.
• Uitgebreide rechtenstructuur: Medewerkers krijgen alleen toegang tot modules die relevant zijn. Stel rechten in via Beheer > Gebruikersbeheer > Rechtenprofielen. Hiermee beperk je fouten door ongewenste toegang tot gevoelige gegevens of modules.
• Realtime synchronisatie: Alle data wordt direct gesynchroniseerd. Werkbonnen die buiten de deur worden ingevuld op een tablet, verschijnen direct in het centrale systeem. Dit vereist een goed ingerichte koppeling via Instellingen > Externe koppelingen > Mobiele werkbonnen.
• Automatische backup en logging: Syntess Atrium maakt dagelijks een backup op een door jou ingestelde locatie (Instellingen > Systeem > Backup). Logbestanden zijn te raadplegen via Beheer > Systeemlogboeken.
• API-koppelingen: Veelgebruikte API’s voor boekhoudpakketten (Exact, Twinfield) en leveranciers (Rexel, Solar) zijn standaard beschikbaar. Je beheert deze via Instellingen > API-beheer.

Aansluiten en instellen

1. Download het installatiepakket bij Syntess of via je IT-beheerder. Controleer of je de juiste versie voor jouw serveromgeving hebt; mismatches zorgen voor foutcode 415 bij de installatie.
2. Voer de setup uit als administrator. Kies bij de installatie voor cloud of lokale installatie. Bij lokale installatie moet je SQL-gegevens invullen; deze vind je meestal in je serverdocumentatie.
3. Start Syntess Atrium en log in met de tijdelijke beheerder-account. Ga direct naar Beheer > Gebruikersbeheer om je eigen account te activeren en het standaard wachtwoord te wijzigen. Zet tweefactorauthenticatie aan voor extra beveiliging.
4. Activeer de benodigde modules via Beheer > Systeeminstellingen > Modules. Let op: het activeren van modules die je niet gebruikt, vertraagt het systeem en maakt het onoverzichtelijk.
5. Vul de bedrijfsgegevens in onder Instellingen > Bedrijfsprofiel. Controleer het btw-nummer, IBAN en het standaard factuurtemplate. Onjuiste gegevens zorgen voor foutmeldingen bij de koppeling met je boekhoudpakket.
6. Stel gebruikersrechten in via Beheer > Gebruikersbeheer. Maak voor monteurs aparte rollen aan, zodat zij alleen toegang hebben tot de mobiele werkbonnen en niet tot de facturatiemodule.
7. Koppel externe systemen via Instellingen > API-beheer. Test na het koppelen direct de synchronisatie door een proef-factuur te versturen naar je boekhoudpakket. Kijk of deze zonder fouten aankomt.

Dagelijks gebruik

Een monteur start zijn dag door in te loggen op de mobiele Syntess Atrium-app. In de app vindt hij zijn werkbonnen onder Menu > Werkbonnen > Vandaag. Hier staat per klus het adres, de klantinformatie en het benodigde materiaal. Na het invullen van de gewerkte uren en verbruikte onderdelen, vinkt hij de bon af. Eventuele foto’s van het werk kunnen direct worden toegevoegd via de knop “Bijlagen toevoegen”. Dit voorkomt extra papierwerk aan het einde van de dag.

De administratief medewerker controleert dagelijks de binnengekomen werkbonnen via Projectbeheer > Werkbonnen > Status “Ingediend”. Hier worden de bonnen automatisch gesorteerd op urgentie en klant. Met één klik kan een bon worden omgezet in een factuur. Bij afwijkingen – bijvoorbeeld als het verbruikte materiaal niet klopt met de voorraad – verschijnt een waarschuwing in het scherm. Zo voorkom je dat er verkeerde facturen uitgaan.

Projectleiders gebruiken de module Projectbeheer om lopende projecten te monitoren. In het overzicht onder Projectbeheer > Projecten zie je de voortgang, budgetten en eventuele knelpunten. Door dagelijks de status bij te werken, blijft het overzicht actueel. Via de rapportagefunctie kun je specifieke projecten analyseren op marge, uren en materiaalverbruik. Dit is vooral nuttig voor grotere projecten met meerdere deelopdrachten.

Voor de financiële administratie is de koppeling met het boekhoudpakket onmisbaar. Facturen worden automatisch geëxporteerd naar Exact of Twinfield via Facturatie > Exporteren > Boekhoudpakket. Controleer elke ochtend het logboek (Beheer > Systeemlogboeken) op mislukte exports of foutmeldingen. Zo voorkom je dat betalingen vertraging oplopen door technische issues.

Problemen oplossen

Foutmelding “SQL Server does not exist or access denied” verschijnt bij het opstarten. Dit duidt meestal op een verkeerde servernaam of onvoldoende rechten op de database. Controleer Instellingen > Systeem > Databaseverbinding en pas de gegevens aan. Herstart Syntess Atrium en probeer opnieuw in te loggen.

Werkbonnen worden niet gesynchroniseerd met de centrale server. Dit is vaak het gevolg van een slechte internetverbinding op locatie, of een verlopen API-token. Controleer de verbinding via Instellingen > Externe koppelingen en vernieuw eventueel het API-token. Vraag monteurs om opnieuw in te loggen in de app na het updaten.

Facturen komen niet aan in het boekhoudpakket. Kijk bij Facturatie > Exporteren > Logboek of er foutcode 502 of 408 wordt getoond. Een 502-duidt op een verkeerde API-sleutel, een 408 op een time-out door te grote batch. Controleer de instellingen en splits grote exports op in kleinere delen.

Gebruiker kan niet inloggen op de mobiele app. Dit kan veroorzaakt worden door een verlopen wachtwoord of teveel foutieve inlogpogingen. Reset het wachtwoord via Beheer > Gebruikersbeheer en raadpleeg het beveiligingslogboek op blokkades. Zet eventueel de blokkeringsdrempel iets hoger om te voorkomen dat monteurs bij een typefout direct worden geblokkeerd.

Veelgestelde vragen

Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe aan Syntess Atrium?

Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer en klik op “Nieuwe gebruiker”. Vul alle verplichte velden in, zoals naam, e-mailadres en rol. Koppel direct de juiste rechten om te voorkomen dat een medewerker te veel of te weinig toegang krijgt.

Hoe stel ik automatische herinneringen in voor afspraken?

Navigeer naar Instellingen > Agenda > Herinneringen. Hier kun je instellen hoeveel uur of dagen vooraf een melding wordt gestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Je kunt herinneringen per type afspraak of project instellen.

Hoe maak ik een backup van mijn Syntess Atrium data?

Open Instellingen > Systeem > Backup en kies een doelmap op je server of in de cloud. Je kunt automatische dagelijkse backups plannen of handmatig een backup starten. Controleer regelmatig of de backup succesvol is afgerond via het logboek.

Kan ik Syntess Atrium koppelen aan mijn leveranciers voor digitale bestellingen?

Ja, via Instellingen > API-beheer kun je koppelingen activeren met leveranciers als Rexel, Solar en Technische Unie. Bestellingen kunnen dan direct vanuit het systeem worden geplaatst en gevolgd. Controleer vooraf of je leveranciersaccount hiervoor is geactiveerd.

Wat doe ik als ik een foutmelding krijg bij het exporteren van facturen?

Noteer de getoonde foutcode en kijk in Facturatie > Exporteren > Logboek voor details. Vaak gaat het om een onjuiste API-instelling of ontbrekende gegevens in de factuur. Pas de instellingen aan en probeer de export opnieuw uit te voeren.

Wil je tijd besparen bij het plannen van monteurs? Gebruik de drag & drop-functie in Projectbeheer > Planning om snel meerdere werkbonnen tegelijk toe te wijzen — veel sneller dan handmatig per stuk inplannen.