Printer zegt verkeerd papierformaat: dit is de oplossing

Geeft je printer een melding dat het papierformaat niet klopt, terwijl er gewoon A4 in de lade ligt? Dan komt dat bijna altijd doordat de instelling op de printer, in de lade of in de printerdriver niet overeenkomt met het papier dat er daadwerkelijk in zit. Je lost het meestal op door die drie plekken één voor één gelijk te zetten.

Waarom zegt mijn printer dat het papierformaat verkeerd is?

Volgens de ondersteuningspagina van Brother verschijnt de melding zodra de papierformaatinstelling niet overeenkomt met het formaat van het papier dat daadwerkelijk in de gebruikte lade ligt, ofwel op het apparaat zelf, ofwel in de printerdriver op je computer. Ook verkeerd ingestelde papiergeleiders in de lade kunnen deze foutmelding veroorzaken, omdat de printer via die geleiders soms het formaat detecteert. De melding kan dus drie verschillende oorzaken hebben die je stuk voor stuk moet nalopen: het fysieke papier in de lade, de instelling op het display van de printer, en de instelling die je vanaf je computer meestuurt via de printerdriver.

Stap voor stap: de melding oplossen

1. Open de papierlade en controleer welk papierformaat er daadwerkelijk in ligt (bijvoorbeeld A4 of Letter).
2. Controleer of beide lange zijden van het papier tegen de linker- en rechtergeleider van de lade aan liggen, en beide korte zijden tegen de voor- en achterkant.
3. Ga op het display van de printer naar Ladeinstellingen en controleer of het ingestelde papierformaat overeenkomt met wat er in de lade ligt.
4. Pas op het display het papierformaat aan naar het juiste formaat als dat nog niet klopte.
5. Open op je computer het afdrukvenster of de printervoorkeuren en controleer of het documentformaat in je toepassing (Word, browser, pdf-lezer) overeenkomt met het papier in de lade.
6. Leeg de afdrukwachtrij als er nog een oude afdruktaak met een ander formaat in staat, en probeer het opnieuw af te drukken.
7. Sluit en open de cartridgeklep opnieuw als de melding blijft staan; sommige printers resetten daarmee de papierdetectie.

Verschil tussen de instelling op het apparaat en in de driver

Veel mensen passen alleen de instelling op het scherm van de printer aan en snappen niet waarom de melding terugkomt. Dat komt doordat je bij het afdrukken vanaf een computer vaak toegang hebt tot printerdriver-eigenschappen die het papierformaat opnieuw instellen, afhankelijk van je besturingssysteem en de toepassing waarmee je afdrukt. Die driver-instelling overschrijft in de praktijk vaak wat je op het apparaat zelf hebt ingesteld, of botst ermee. Print je dus vanaf je pc of laptop, controleer dan altijd ook de printervoorkeuren in Windows of macOS zelf, naast de instelling op het apparaat. Print je rechtstreeks vanaf een USB-stick of een app op de printer zonder tussenkomst van een computer, dan is alleen de instelling op het apparaat relevant.

Deelgevallen: gewoon papier, envelop en fotopapier

Niet elk papierformaat wordt op dezelfde manier herkend, en per type materiaal gelden andere aandachtspunten.

Gewoon A4 of Letter-papier

Dit is de meest voorkomende situatie: controleer dat de papiergeleiders in de lade precies tegen het papier aan zitten (niet te los, niet te strak) en dat de instelling op het apparaat A4 of Letter is, afhankelijk van wat je daadwerkelijk gebruikt. In landen als Nederland en België is A4 de standaard; sommige printers staan in de fabrieksinstelling nog op Letter (Amerikaans formaat), wat precies genoeg verschilt om deze melding te triggeren.

Enveloppen

Enveloppen vragen om een aparte ladeinstelling en soms een aparte invoersleuf achter op de printer. Kies op het apparaat expliciet het juiste envelopformaat (bijvoorbeeld C5 of DL) in plaats van een standaard papierformaat, en controleer in de printerdriver of je daar ook Envelop als documenttype hebt geselecteerd, anders blijft de foutmelding verschijnen ook al ligt de envelop er goed in.

Fotopapier

Fotopapier heeft vaak een net iets ander formaat dan standaard A4 (bijvoorbeeld 10×15 cm), en de meeste printers hebben daarvoor een aparte fotolade of -sleuf. Zorg dat je op het apparaat en in de driver het exacte fotoformaat kiest, en niet per ongeluk het formaat van de hoofdlade laat staan, want dat combineert vaak niet goed met de instelling voor fotopapier.

Wat te doen bij een Brother-printer specifiek

Bij Brother-apparaten heet de melding vaak letterlijk “Verkeerde lade-inst.” of “Onjuist papier / Formaat onjuist”. Volgens de specifieke Brother-FAQ over deze melding controleer je dan eerst of het papier in de lade overeenkomt met de Papierformaat-instelling van het apparaat, en stel je op het display via Lade-instel de juiste lade en het juiste formaat in met de pijltjestoetsen. Blijft de melding hangen, leeg dan de afdrukwachtrij op je computer en controleer of het documentformaat in je toepassing overeenkomt met het papier in de lade, en pas zo nodig de papiersoort en het papierformaat in de printerdriver zelf aan. Heb je bij dezelfde Brother-printer ook een offline-melding of een tonermelding, dan lees je verder bij Brother printer offline en toner vervangen.

Overzicht: melding, oorzaak en oplossing

Voorkomen dat de melding terugkomt

Wissel je vaak van papierformaat, bijvoorbeeld tussen A4 voor documenten en 10×15 cm voor foto’s, controleer dan telkens na het wisselen zowel de lade-instelling op het apparaat als de instelling in je toepassing voordat je afdrukt. Bij printers met meerdere laden is het handig om elke lade consequent voor hetzelfde papierformaat te gebruiken, zodat je niet steeds hoeft te wisselen. Print je vanaf verschillende apparaten (laptop, telefoon, tablet) op dezelfde printer, controleer dan ook op elk apparaat afzonderlijk de standaardinstelling, want die kan per apparaat verschillen. Wil je je printer sowieso opnieuw en correct instellen op je netwerk, kijk dan bij je draadloze printer correct instellen. Print je afdrukken er ondertussen ook strepen of vaag uit, lees dan printer print strepen of vage afdruk.

Veelgestelde vragen

Waarom krijg ik de melding terwijl er gewoon A4 in de lade ligt?

Meestal komt dit doordat de instelling op het display van de printer nog op een ander formaat staat (bijvoorbeeld Letter in plaats van A4), of doordat de papiergeleiders in de lade niet strak genoeg tegen het papier aan zitten waardoor de printer het formaat verkeerd inschat. Controleer eerst de fysieke geleiders, en pas daarna de instelling op het display aan naar A4.

Moet ik de instelling op de printer én in de driver aanpassen?

In veel gevallen wel, zeker als je vanaf een computer afdrukt. De instelling op het apparaat bepaalt wat de printer zelf verwacht, terwijl de printerdriver op je computer aangeeft welk formaat je document heeft. Komen die twee niet overeen, dan krijg je de foutmelding ook al ligt het juiste papier in de lade.

Kan een oude afdruktaak deze melding blijven veroorzaken?

Ja, een afdruktaak die met een ander papierformaat is verstuurd kan in de wachtrij blijven hangen en telkens opnieuw de foutmelding triggeren, ook nadat je het papier al hebt aangepast. Leeg de afdrukwachtrij via Instellingen, Printers en scanners, klik op je printer en verwijder de openstaande taken, en probeer daarna opnieuw af te drukken.

Werkt dit hetzelfde bij een envelop of fotopapier als bij gewoon papier?

Niet helemaal: bij enveloppen en fotopapier moet je vaak een apart formaat kiezen op zowel het apparaat als in de printerdriver, in plaats van het standaard A4-formaat. Kies je alleen op het apparaat het juiste formaat maar laat je de driver op A4 staan (of andersom), dan blijft de melding meestal verschijnen.

Mijn printer heeft meerdere laden, moet ik ze allemaal instellen?

Ja, elke lade heeft een eigen papierformaatinstelling die moet overeenkomen met het papier dat daadwerkelijk in die specifieke lade ligt. Gebruik je bijvoorbeeld lade 1 voor A4 en lade 2 voor fotopapier, stel dan beide laden apart in op het display van de printer, anders krijg je de foutmelding zodra de printer de verkeerde lade aanspreekt.