Ortec Handleiding

Wie werkt met ORTEC-software in de personeelsplanning of urenregistratie, weet dat snelheid en nauwkeurigheid belangrijk zijn. Toch lopen gebruikers geregeld tegen praktische vragen aan: hoe stel je een nieuw rooster op, waar wijzig je je beschikbaarheid, en wat doe je bij foutmelding ‘ORA-00942: table or view does not exist’? Hier vind je een concrete handleiding voor ORTEC Workforce Scheduling (OWS) en ORTEC Employee Self Service (ESS), met uitleg per scherm, tips voor dagelijks gebruik en oplossingen voor bekende problemen. Deze gids is geschreven voor gebruikers van de OWS-client (v7.1 en v7.2) en de webversie van ESS.

Specificaties en kenmerken

• Ondersteunde platforms: ORTEC OWS draait op Windows 10 en 11, met clientondersteuning voor Citrix en Remote Desktop. De ESS-webportal werkt op Chrome, Firefox, Edge en Safari (versie 13+).
• Integraties: Koppelingen mogelijk met AFAS Profit, SAP HCM en Exact Globe voor urenexport en personeelsgegevens. API-koppelingen voor real-time data-uitwisseling vereisen minimaal ORTEC OWS v7.1.
• Roostermogelijkheden: Instelbare ploegendiensten, onregelmatigheidstoeslagen en automatische roosteroptimalisatie via het menu Planning > Roosteroptimalisatie. Handmatig overschrijven van diensten is mogelijk per medewerker.
• Beveiligingsopties: Single Sign-On (SAML 2.0), tweefactorauthenticatie via tijdgebaseerde tokens (TOTP), en IP-whitelisting. Gebruikersrechten worden beheerd onder Beheer > Gebruikers en Rollen.
• Rapportages: Export naar PDF, CSV en Excel via Rapportage > Urenregistratie of Rapportage > Afwezigheid. Grafische dashboards tonen bezetting per afdeling en dag.
• Mobiele toegang: ESS-app beschikbaar voor iOS (v13+) en Android (v10+), met pushnotificaties voor roosterwijzigingen. Locatiegebonden in- en uitklokken mogelijk bij gebruik van de module ORTEC Clock.

Aansluiten en instellen

1. Installeer de OWS-client op een Windows-pc via het installatiebestand van je IT-afdeling. Controleer of je .NET Framework 4.8 hebt, anders geeft de setup een foutmelding.
2. Start de OWS-client en voer je gebruikersnaam en wachtwoord in. Gebruik bij SSO de knop “Aanmelden via organisatie” voor directe koppeling met je bedrijfsaccount.
3. Ga naar Instellingen > Systeem > Database en controleer de verbinding. Bij foutmelding ‘ORA-12541: TNS:no listener’ ontbreekt de databaseverbinding; neem contact op met systeembeheer.
4. Voer een eerste synchronisatie uit via Systeem > Synchronisatie > Nu uitvoeren. Hiermee worden recente roosterwijzigingen en personeelsgegevens opgehaald.
5. Stel je voorkeuren in onder Instellingen > Persoonlijk > Taal en Tijdzone. De juiste tijdzone voorkomt afwijkende kloktijden in je rooster.
6. Open Planning > Roosters en selecteer de afdeling. Kies “Nieuw rooster” en vul begin- en eindtijd per medewerker in. Met de knop “Optimaliseren” laat je het systeem automatisch de beste dienstverdeling berekenen.
7. Sla het rooster op en publiceer via Roosters > Publiceren. Medewerkers ontvangen direct een notificatie via de ESS-app en per e-mail.
8. Voor ESS-web: log in op de portal, ga naar Mijn profiel > Beschikbaarheid en geef je vaste werkdagen op. Zo voorkom je dat je wordt ingeroosterd op onbeschikbare dagen.

Dagelijks gebruik

Een veelvoorkomend scenario is het indienen van verlof via ORTEC ESS. Je logt in, navigeert naar Verlof > Verlof aanvragen, selecteert de gewenste data en voegt eventueel een toelichting toe. Het systeem toont het actuele saldo en blokkeert aanvragen bij onvoldoende uren. Je ontvangt een melding zodra je leidinggevende de aanvraag heeft goedgekeurd of afgewezen. Dit voorkomt misverstanden over beschikbaarheid en zorgt dat je rooster direct wordt bijgewerkt.

Roosterwijzigingen doorvoeren gebeurt in het menu Planning > Roosters. Als planner kun je via “Wijzig dienst” een medewerker verschuiven naar een andere dienst of afwezigheid registreren bij Ziekte > Nieuwe ziekmelding. Bij elke wijziging zie je direct de impact op de bezetting, bijvoorbeeld als het minimumaantal medewerkers per dienst niet wordt gehaald. Door de automatische waarschuwingen voorkom je roosterconflicten voordat ze ontstaan.

Voor medewerkers die mobiel werken of op meerdere locaties worden ingezet, is de ESS-app handig. In- en uitklokken via de app werkt alleen als locatiebepaling is ingeschakeld. Bij het openen van de app tik je op “Klok in” of “Klok uit” en je locatie wordt mee opgeslagen. Dit is vooral van belang bij controle op werktijdregistratie in de zorg en logistiek. Pushnotificaties waarschuwen wanneer je vergeten bent uit te klokken.

Rapportages raadpleeg je onder Rapportage > Urenregistratie. Hier kun je per medewerker, afdeling of periode overzichtelijk exporteren naar Excel. Dit is handig voor het aanleveren van gewerkte uren aan HR of de salarisadministratie. Door filters te gebruiken op afdeling of type dienst, zoom je snel in op specifieke afwijkingen zoals overwerk of verzuim.

Problemen oplossen

Het synchroniseren van roosters lukt soms niet; je ziet de foutmelding “Fout tijdens synchronisatie: geen verbinding met database”. Dit wordt meestal veroorzaakt door een verbroken VPN-verbinding of verlopen sessie. Controleer je netwerk, start de OWS-client opnieuw en voer Systeem > Synchronisatie > Nu uitvoeren uit. Als de fout blijft, vraag systeembeheer de databaseverbinding te controleren.

Bij het opvragen van rapportages verschijnt soms “ORA-00942: table or view does not exist”. Deze fout betekent dat een rapportagetabel ontbreekt in de database, vaak na een software-update. Meld dit bij je applicatiebeheerder; er moet een database-script worden uitgevoerd om de ontbrekende tabellen terug te plaatsen. Zelf kun je tijdelijk kiezen voor een alternatieve rapportagevorm (bijvoorbeeld CSV in plaats van PDF).

Een veelgehoorde klacht is het niet kunnen inloggen op de ESS-app (“Ongeldige gebruikersnaam/wachtwoord”). Controleer of je CAPS LOCK aanstaat en reset je wachtwoord via de link “Wachtwoord vergeten?”. Werkt het dan nog niet, dan kan het account geblokkeerd zijn na meerdere foutieve pogingen; neem contact op met HR of de helpdesk om de blokkade op te heffen.

Als pushnotificaties niet doorkomen op je telefoon, controleer dan of je meldingen voor de ESS-app hebt toegestaan in iOS via Instellingen > Meldingen > ORTEC ESS, of op Android via Instellingen > Apps > ORTEC ESS > Meldingen. Herstart de app en log opnieuw in. Blijf je meldingen missen, verwijder de app en installeer deze opnieuw vanuit de App Store of Google Play.

Veelgestelde vragen

Hoe wijzig ik mijn rooster als medewerker?

Log in op de ESS-webportal en ga naar Mijn rooster > Rooster wijzigen. Selecteer de dienst die je wilt ruilen of aanpassen, vul de reden in en verstuur de wijzigingsaanvraag. Je leidinggevende ontvangt een notificatie en moet de wijziging goedkeuren voordat deze zichtbaar wordt in het rooster.

Hoe kan ik mijn beschikbaarheid aanpassen voor een bepaalde periode?

Ga in de ESS-webportal naar Mijn profiel > Beschikbaarheid en klik op “Periode toevoegen”. Vul de data in waarop je anders beschikbaar bent dan normaal, bijvoorbeeld vanwege studie of vakantie. Sla op; het systeem houdt hier rekening mee bij het inplannen.

Hoe exporteer ik mijn uren naar Excel?

Navigeer in de OWS-client naar Rapportage > Urenregistratie. Kies de gewenste periode en klik op “Exporteren naar Excel”. Het bestand wordt opgeslagen op je pc, klaar voor verdere verwerking of verzending naar HR.

Wat doe ik bij foutmelding ‘ORA-12541: TNS:no listener’?

Deze fout betekent dat de database niet bereikbaar is, meestal door een netwerk- of serverprobleem. Controleer je VPN-verbinding en probeer opnieuw in te loggen. Helpt dit niet, neem dan contact op met systeembeheer zodat zij de database- en listenerstatus kunnen controleren.

Hoe stel ik pushnotificaties in voor roosterwijzigingen?

Open de ESS-app en ga naar Instellingen > Meldingen. Zet “Roosterwijzigingen” op actief. Zorg dat je in de meldingsinstellingen van je telefoon de ORTEC ESS-app toestemming hebt gegeven voor meldingen, anders ontvang je geen pushnotificaties.

Wist je dat je met sneltoets Ctrl+Shift+N in de OWS-client direct een nieuw rooster voor je meestgebruikte afdeling opent?