Ortec Handleiding

Ortec wordt in de Nederlandse markt vooral geassocieerd met digitale tijdregistratie- en workforce managementsystemen voor bedrijven, niet met muziek of artiesten. Veel organisaties gebruiken Ortec-software om roosters te plannen, verlof te beheren en gewerkte uren te registreren. Wie voor het eerst met Ortec werkt, merkt al snel dat het systeem veel mogelijkheden biedt, maar ook dat een goede uitleg cruciaal is om fouten te voorkomen. Deze handleiding helpt je stap voor stap op weg: van eerste login tot het oplossen van foutmeldingen als “Data not found” (Foutcode: ORT-102).

Specificaties en kenmerken

• Webgebaseerd platform – Ortec Workforce Scheduling draait in de browser (Chrome, Edge, Firefox) en werkt met Single Sign-On voor snelle toegang. Dit voorkomt het onthouden van losse wachtwoorden en verhoogt de veiligheid.
• Roosterplanning met slimme algoritmes – Het systeem gebruikt een eigen Optimalisatie Engine (Ortec OES v5.4) die rekening houdt met beschikbaarheid, contracturen en cao-regels. Hierdoor worden overuren en onderbezetting automatisch gesignaleerd.
• Mobiele app-ondersteuning – Via de Ortec Employee Self Service-app (beschikbaar voor iOS en Android, versie 3.2 en hoger) kun je diensten accepteren, verlof aanvragen en je rooster bekijken. Pushmeldingen zijn in te schakelen bij Instellingen > Meldingen.
• Rapportages en exportfuncties – Managers kunnen rapporten aanmaken via het menu Rapportages > Urenregistratie. Exporteren naar Excel of PDF is mogelijk voor verdere analyse of doorsturen naar HR.
• Beheer van gebruikersrechten – In het beheerdersmenu (Beheer > Gebruikers > Rechten) zijn rollen toe te wijzen aan medewerkers, zoals planner, medewerker of manager. Hiermee bepaal je wie roosters mag wijzigen of rapporten mag inzien.
• Koppeling met salarisadministratie – Ortec integreert onder andere met AFAS, Exact en SAP HR. Instellen van deze koppeling verloopt via Beheer > Systeeminstellingen > Externe koppelingen.

Aansluiten en instellen

1. Open je browser en ga naar de bedrijfs-URL van Ortec, bijvoorbeeld https://rooster.jouwbedrijf.orteccloud.com. Controleer of je een beveiligde verbinding (“https”) ziet om phishing te voorkomen.
2. Log in met je bedrijfsaccount via Single Sign-On. Lukt dit niet, reset dan je wachtwoord via de link “Wachtwoord vergeten?” rechts onderin het login-scherm.
3. Controleer je profielinstellingen bij Instellingen > Profiel. Vul je mobiele nummer en e-mailadres in zodat notificaties en wachtwoordresets goed werken.
4. Stel je notificatievoorkeuren in via Instellingen > Meldingen, zodat je pushberichten of e-mails ontvangt bij roosterwijzigingen. Zet pushmeldingen uit als je niet onnodig gestoord wilt worden.
5. Bekijk je rooster door te gaan naar Mijn Rooster. Je ziet een kalenderweergave met gekleurde blokken voor diensten; groen betekent bevestigd, grijs is een open dienst.
6. Accepteer of ruil een dienst door op het gewenste blok te klikken. Selecteer “Accepteren” of “Ruilen” en kies een collega; ruilen moet altijd door een manager worden goedgekeurd.
7. Vraag verlof aan via Mijn Verlof > Nieuwe aanvraag. Vul de data in, kies het type verlof (bijvoorbeeld “Ziekte”, “Vakantie”) en voeg eventueel een opmerking toe. Controleer altijd of je genoeg verlofuren hebt, anders krijg je een foutmelding.
8. Controleer openstaande taken in het dashboard. Hier zie je meldingen als “Dienst nog niet bevestigd” – klik direct door voor snelle actie.
9. Gebruik de mobiele app voor snelle toegang onderweg. Download de app uit de App Store of Google Play, login met je bestaande inloggegevens, en synchroniseer je rooster via het menu “Synchroniseren”.
10. Voor managers: voeg nieuwe medewerkers toe via Beheer > Gebruikers > Nieuwe gebruiker. Vul alle verplichte velden in en wijs direct een rol toe voor correcte toegang.

Dagelijks gebruik

Het werken met Ortec begint vaak met het controleren van je rooster aan het begin van de werkdag. Medewerkers openen de Ortec-app of de webomgeving, navigeren naar Mijn Rooster en zien direct welke diensten voor de komende week staan gepland. Bij twijfel over de diensttijden klik je op het tijdsblok, waarna een popup alle details toont: werktijden, locatie, en eventuele bijzonderheden zoals “Verhoogde werkdruk verwacht”.

Bij roosterwijzigingen krijgen medewerkers een pushmelding of e-mail, afhankelijk van hun instellingen. Bijvoorbeeld: een collega meldt zich ziek, waardoor je wordt gevraagd een open dienst over te nemen. Je klikt op de open dienst, kiest “Accepteren”, en ontvangt direct bevestiging. Managers zien deze acties terug in het dashboard en kunnen zo nodig snel ingrijpen om gaten in het rooster te voorkomen.

Verlof aanvragen verloopt via het menu Mijn Verlof. Je selecteert de gewenste data, voegt indien nodig een toelichting toe (“Tandartsbezoek”), en ziet direct hoeveel verlofuren je nog hebt. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, past het systeem je rooster automatisch aan. Bij onvoldoende saldo verschijnt de foutmelding “Onvoldoende verlofuren” (Foutcode: ORT-219).

Voor teamleiders en planners biedt Ortec uitgebreide rapportagemogelijkheden. Door naar Rapportages > Urenregistratie te gaan, kun je het aantal gewerkte uren per medewerker exporteren naar Excel. Zo controleer je of er structureel overuren worden gemaakt. Planners gebruiken het Optimalisatie Engine-scherm om het rooster te laten herberekenen als er veel last-minute wijzigingen zijn. Het systeem houdt rekening met wettelijke rustperiodes en signaleert automatisch overtredingen via een waarschuwingsicoon.

Problemen oplossen

Foutmelding “Data not found” (ORT-102): Dit komt vaak voor als je probeert een dienst te openen die al is verwijderd of gewijzigd. Oplossing: ververs de pagina via F5 of log opnieuw in. Controleer of de dienst nog in het rooster staat en neem bij twijfel contact op met je planner.

Pushmeldingen werken niet op je telefoon: Als je geen notificaties ontvangt, controleer dan eerst Instellingen > Meldingen in de app. Zet pushmeldingen aan en controleer de notificatie-instellingen van de telefoon zelf (voor iOS: Instellingen > Meldingen > Ortec App). Herstart de app als het probleem blijft bestaan.

Geen toegang tot bepaalde menu’s: Wanneer je het bericht “Onvoldoende rechten” (Foutcode: ORT-403) ziet, heb je waarschijnlijk niet de juiste rol toegekend gekregen. Neem contact op met een beheerder die via Beheer > Gebruikers > Rechten jouw rol kan aanpassen naar “planner” of “manager” als dat nodig is voor je functie.

Verlofaanvraag wordt niet goedgekeurd: Soms blijft een aanvraag hangen op “in behandeling”. Controleer of je leidinggevende als goedkeurder staat ingesteld bij Beheer > Organisatie > Goedkeuringen. Vraag je manager om de aanvraag handmatig goed te keuren indien nodig.

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik mijn werktijden in als ik onregelmatig werk?

Ga naar Mijn Rooster en klik op de knop “Nieuwe dienst toevoegen”, indien beschikbaar. Vul je werktijden handmatig in en selecteer het juiste team. Managers moeten deze diensten vaak nog accorderen.

Kan ik mijn rooster synchroniseren met mijn Google Agenda?

Ja, dat kan via Instellingen > Agenda-koppeling. Je genereert hier een unieke iCal-link die je toevoegt in Google Agenda of Outlook. Zo blijf je eenvoudig op de hoogte van wijzigingen.

Hoe wijzig ik mijn e-mailadres of telefoonnummer?

Navigeer naar Instellingen > Profiel en pas de gegevens aan. Klik op “Opslaan” om de wijziging te bevestigen. Je ontvangt een bevestigingsmail op het nieuwe adres.

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

Klik op de link “Wachtwoord vergeten?” bij het inlogscherm. Volg de stappen in de e-mail die je ontvangt. Kom je er niet uit, neem dan contact op met je IT-afdeling.

Hoe exporteer ik rapporten voor mijn team?

Ga naar Rapportages > Urenregistratie, selecteer de gewenste periode en klik op “Exporteren”. Kies voor Excel of PDF afhankelijk van je doel. Controleer altijd de data voor verzending naar HR.

Wist je dat je in Ortec via Instellingen > Thema de weergave kunt aanpassen naar “donkere modus” om vermoeide ogen bij lange avonddiensten te voorkomen?