Image Capture Scansys Handleiding

Een batch documenten digitaliseren zonder handmatig gedoe bespaart tijd, maar regelmatig duiken er vragen op rond de installatie en instellingen van Image Capture Scansys. Wie snel en betrouwbaar wil scannen, moet precies weten waar de valkuilen liggen: denk aan driverproblemen, foutmeldingen als “Scanner niet gevonden” of onduidelijkheid over exportformaten. Deze handleiding behandelt de concrete stappen om Image Capture Scansys te installeren, aan te sluiten en te optimaliseren voor dagelijks gebruik, inclusief troubleshooting bij veelvoorkomende situaties.

Specificaties en kenmerken

• Ondersteunde besturingssystemen
  Image Capture Scansys draait op Windows 10, 11 en macOS 12+. De 64-bits versie is vereist voor optimale compatibiliteit met moderne drivers.
• Scannerondersteuning
  Werkt met alle TWAIN-compatibele scanners, bijvoorbeeld de Canon DR-C225W II of Fujitsu fi-7160. Directe communicatie met de chipset van deze modellen voorkomt vertragingen bij batchscans.
• Bestandsformaten
  Scans kunnen worden opgeslagen als PDF/A, JPEG, TIFF of PNG. Bij archiveren kun je kiezen voor automatische OCR-herkenning om doorzoekbare PDF’s te genereren.
• Batchverwerking en automatische scheiding
  Importeer een stapel documenten en splits automatisch op barcode, lege pagina of gespecifieerde paginalengte. Handig bij factuurverwerking of bij inkomende postregistratie.
• Workflow-integratie
  Koppel direct aan boekhoudpakketten zoals Exact Globe of Twinfield. Via Instellingen > Export > Koppelingen stel je eenvoudig de gewenste bestemming in.
• Beveiliging en toegangsbeheer
  Gebruikers kunnen via Instellingen > Gebruikersbeheer verschillende rechten krijgen, zodat niet iedereen instellingen kan wijzigen of documenten kan verwijderen.

Aansluiten en instellen

1. Software downloaden en installeren
   Ga naar de officiële Scansys-website en download de nieuwste versie van Image Capture, bijvoorbeeld v4.7.2. Installeer altijd als administrator om schrijfrechten te waarborgen.
2. Scanner aansluiten en drivers installeren
   Sluit je scanner via USB aan op de pc en installeer de meest recente TWAIN-driver van de fabrikant, zoals de Canon CaptureOnTouch driver voor de DR-serie. Controleer in Apparaatbeheer of de scanner correct wordt herkend.
3. Image Capture starten
   Open het programma via Start > Alle programma’s > Scansys > Image Capture. Als je meerdere scanners hebt, kies je via Instellingen > Scanner selecteren het juiste model.
4. Profiel aanmaken voor batchscans
   Ga naar Instellingen > Scanprofielen > Nieuw profiel. Stel hier resolutie (bijvoorbeeld 300 dpi voor tekst), kleurmodus (zwart-wit of kleur) en bestandsformaat (PDF/A) in. Geef het profiel een herkenbare naam, zoals “Facturen 300dpi”.
5. Automatische scheiding instellen
   In het profiel kun je onder Geavanceerd > Scheidingsmethode kiezen tussen barcode, lege pagina of vaste paginalengte. Voor inkomende facturen is barcode-scheiding vaak het snelst.
6. OCR inschakelen voor doorzoekbare scans
   Zet onder Instellingen > OCR de optie “OCR inschakelen” aan. Selecteer de gewenste taal, bijvoorbeeld Nederlands of Engels, afhankelijk van de documenten die je scant.
7. Export en koppelingen configureren
   Ga naar Instellingen > Export > Locatie en stel het doelpad in. Voor directe koppeling aan een boekhoudpakket kies je onder Koppelingen het juiste systeem en voer je de API-sleutel of gebruikersgegevens in.

Dagelijks gebruik

Facturen digitaliseren voor de administratie gebeurt in veel bedrijven dagelijks. Leg een stapel facturen in de automatische documentinvoer van bijvoorbeeld een Fujitsu fi-7160. Open Image Capture, selecteer het juiste scanprofiel en druk op “Start scan”. De software splitst automatisch op barcode en slaat de documenten per factuur op als doorzoekbare PDF/A in de map die je bij Export hebt ingesteld. Dit bespaart handmatig splitsen en hernoemen van bestanden.

Bij postregistratie komt het aan op snelheid. Zet nieuwe poststukken in de feeder, kies het profiel “Post 200dpi kleur” en activeer automatische scheiding op lege pagina. Scan de stapel in één keer. Image Capture herkent elke lege pagina als scheidingsteken en maakt losse bestanden aan, die je direct naar de postregistratie-applicatie kunt exporteren.

Voor het archiveren van oude dossiers is batchverwerking ideaal. Gebruik het profiel “Archief 400dpi grijstinten”, zodat de scans geschikt zijn voor lange termijn digitale opslag. Let erop dat je onder Instellingen > Beeld > Helderheid de waarde verhoogt wanneer oude documenten licht zijn afgedrukt. Zo voorkom je dat tekst verloren gaat in de scan.

Regelmatig werken medewerkers met vertrouwelijke documenten. Zorg dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige scans. Via Instellingen > Gebruikersbeheer kun je rollen toewijzen: “Gebruiker” mag alleen scannen, “Beheerder” kan profielen wijzigen. Zet automatische bestandsverwijdering aan voor tijdelijke scans via Instellingen > Beveiliging > Automatisch wissen na 24 uur.

Problemen oplossen

Symptoom: Je krijgt de foutmelding “Scanner niet gevonden” bij het starten van een scan.
Oorzaak: De TWAIN-driver is niet correct geïnstalleerd of de scanner is niet goed aangesloten.
Oplossing: Controleer of de scanner zichtbaar is in Apparaatbeheer. Installeer de laatste driver van de fabrikant opnieuw en start Image Capture opnieuw op.

Symptoom: Scans zijn onscherp of bevatten veel ruis.
Oorzaak: De resolutie in het scanprofiel staat te laag of het glas van de scanner is vuil.
Oplossing: Zet de resolutie op minimaal 300 dpi via Instellingen > Scanprofielen. Maak het glas schoon met een pluisvrije doek en probeer opnieuw.

Symptoom: Automatische scheiding werkt niet, alle pagina’s komen in één bestand.
Oorzaak: De scheidingsmethode is niet juist ingesteld of barcodes worden niet goed herkend.
Oplossing: Controleer Instellingen > Scanprofielen > Scheidingsmethode. Kies “Barcode” of “Lege pagina” en test met een nieuw document of de scheiding nu werkt.

Symptoom: Exporteerfunctie naar boekhoudpakket geeft foutmelding “API-verificatie mislukt”.
Oorzaak: De ingevoerde API-sleutel of gebruikersgegevens zijn onjuist of verlopen.
Oplossing: Haal de actuele API-sleutel op uit je boekhoudpakket (bijvoorbeeld Exact Online) en voer deze opnieuw in via Instellingen > Export > Koppelingen.

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik een standaard exportmap in voor alle scans?

Ga naar Instellingen > Export > Locatie en geef het volledige pad op, bijvoorbeeld “D:ScansFacturen”. Zo worden alle gescande bestanden automatisch op de juiste plek opgeslagen zonder extra handelingen.

Kan ik meerdere scanprofielen aanmaken voor verschillende documenttypes?

Ja, via Instellingen > Scanprofielen kun je onbeperkt profielen aanmaken. Handig als je dagelijks wisselt tussen facturen, post en archiefstukken met verschillende eisen voor resolutie en scheidingsmethode.

Worden mijn scans automatisch doorzoekbaar gemaakt met OCR?

Alleen als je OCR hebt ingeschakeld in Instellingen > OCR. Zet het vinkje aan en kies de juiste taal, bijvoorbeeld Nederlands, om direct doorzoekbare PDF’s te genereren bij elke scanactie.

Hoe beveilig ik gevoelige documenten binnen Image Capture Scansys?

Gebruik Instellingen > Gebruikersbeheer om rechten te verdelen en beperk toegang tot scanarchieven. Stel automatische verwijdering in voor tijdelijke scans via Instellingen > Beveiliging.

Wat doe ik als mijn scanner ineens niet meer wordt herkend?

Controleer eerst de USB-verbinding en probeer de scanner op een andere poort. Herinstalleer daarna de TWAIN-driver en start je computer opnieuw op voor een frisse detectie.

Wist je dat je met Image Capture Scansys automatisch bestandsnamen kunt genereren op basis van barcode-inhoud, zodat je nooit meer handmatig factuurnummers hoeft over te typen?