Xpertsuite Handleiding

Direct starten met Xpertsuite betekent keuzes maken uit talloze modules, gebruikersrollen en procesinstellingen. Veel organisaties onderschatten hoe snel een beheerder vastloopt bij het instellen van workflows, autorisaties of koppelingen met andere systemen. Deze handleiding is een praktische gids voor gebruikers, beheerders en functioneel beheerders van Xpertsuite – of je nu werkt voor een gemeente, zorginstelling of commerciële organisatie. Hier lees je niet alleen hoe je Xpertsuite aansluit en configureert, maar ook hoe je dagelijkse processen soepel laat verlopen en veelvoorkomende problemen oplost.

Specificaties en kenmerken

• Modulair platform: Xpertsuite bestaat uit modules zoals Zaakbeheer, Document Management (DMS), en Klantcontact. Je voegt modules toe via Beheer > Modules > Nieuwe module toevoegen. Elk onderdeel werkt zelfstandig, maar kan gekoppeld worden voor end-to-end procesondersteuning.
• Webbased interface: Toegang via browser op https://[jouworganisatie].xpertsuite.nl. Ondersteund in Chrome, Firefox en Edge; Internet Explorer wordt niet meer ondersteund sinds 2022. Voor optimale prestaties raadt de leverancier minimaal 8 GB werkgeheugen en een schermresolutie van 1920×1080 aan.
• Uitgebreide autorisatie: Rechten per gebruiker of groep stel je in via Beheer > Gebruikers en Beheer > Rollen. Je kunt per module, veld en status rechten toewijzen. Foutmelding “401 Unauthorized” betekent meestal dat een gebruiker geen toegang heeft tot een module of workflowstap.
• Geïntegreerde koppelingen: Xpertsuite ondersteunt standaardkoppelingen met AFAS, Decos, en Microsoft Active Directory. Instellen doe je via Beheer > Koppelingen > Nieuwe koppeling. Let op foutcode XS-INT-1001 bij onjuiste koppelingscredentials.
• Workflow engine: Eigen workflow-editor onder Procesbeheer > Workflows. Hier maak je processtappen aan, wijs je gebruikers toe en definieer je automatische triggers, zoals e-mailnotificaties of statuswijzigingen.
• Logging en audittrail: Alle handelingen worden gelogd. Inzien kan via Rapportage > Gebruikerslog. Dit is cruciaal bij controles of incidentonderzoek; logbestanden zijn maximaal 18 maanden terug te raadplegen zonder extra licentie.

Aansluiten en instellen

1. Start met een beheerdersaccount: Log in op https://[organisatie].xpertsuite.nl met je beheerdersgegevens. Gebruik bij voorkeur geen persoonlijk account om instellingen te wijzigen; dit voorkomt problemen bij personeelswisselingen.
2. Activeer benodigde modules: Ga naar Beheer > Modules en vink alleen de modules aan die je daadwerkelijk gebruikt. Het uitschakelen van ongebruikte modules versnelt de interface en voorkomt onnodige foutmeldingen.
3. Definieer gebruikers en rollen: Onder Beheer > Gebruikers voeg je medewerkers toe, wijs je rollen toe en stel je wachtwoordregels in. Maak aparte rollen voor functioneel beheerders, reguliere gebruikers en externe inlog (bijvoorbeeld voor partners).
4. Koppel externe systemen: Kies Beheer > Koppelingen en maak verbinding met bijvoorbeeld AFAS voor HR-informatie of Decos voor documentmanagement. Controleer na het toevoegen van een koppeling altijd de log (Beheer > Koppelingstatus) op errors zoals XS-INT-1001 of XS-INT-2002.
5. Stel workflows in: Navigeer naar Procesbeheer > Workflows. Kies een bestaand sjabloon of start een nieuwe workflow. Voeg processtappen toe, wijs verantwoordelijken toe en stel automatische notificaties in voor belangrijke wijzigingen.
6. Configureer autorisaties: Onder Beheer > Rollen en Rechten wijs je per workflowstap rechten toe. Vergeet niet om ook te controleren of gebruikers toegang hebben tot gekoppelde modules, anders krijgen ze foutmelding “401 Unauthorized”.
7. Test de volledige keten: Maak een testzaak aan, doorloop alle workflowstappen en controleer of koppelingen, notificaties en rechten correct zijn ingesteld. Gebruik meerdere testaccounts om verschillende scenario’s door te lopen, zoals een externe gebruiker zonder volledige rechten.

Dagelijks gebruik

Een medewerker van een gemeente start elke ochtend met het dashboard in Xpertsuite. Open het dashboard via het hoofdmenu en kies voor “Openstaande zaken” om direct te zien welke taken jouw aandacht vragen. Met de filteropties bovenaan het scherm verfijn je de lijst op zaaktype, urgentie of deadline. Veel gebruikers laten zich dagelijks via een automatische e-mailnotificatie (Instellingen > Notificaties) op de hoogte houden van nieuwe taken; deze notificaties zijn per workflow in te stellen.

Bij het verwerken van een aanvraag open je de zaak, controleer je de bijgevoegde documenten en werk je de status bij. Dat doe je via Zaakbeheer > Mijn zaken > [zaaknummer] > Status wijzigen. Voeg notities toe via het tabblad “Communicatie” voor interne verslaglegging. Wanneer je een document toevoegt, wordt automatisch een versie opgeslagen in het gekoppelde DMS-systeem; via Documenten > Toevoegen kies je het juiste sjabloon of upload je een eigen bestand.

Reguliere gebruikers schakelen vaak tussen verschillende modules, zoals Zaakbeheer en Klantcontact. Gebruik de snelkoppelingen in de linkerbalk om vlot te wisselen tussen modules, zonder telkens opnieuw in te loggen. Voor medewerkers die veel met rapportages werken, biedt Xpertsuite onder Rapportage > Standaardrapporten een overzicht van actuele werkvoorraad, doorlooptijden en foutmeldingen. Vanuit elk rapport kun je direct doorklikken naar de onderliggende zaken voor diepgaandere analyse.

Functioneel beheerders houden de werking van het systeem scherp in de gaten. Zij controleren dagelijks de logbestanden op fouten of ongeautoriseerde wijzigingen (Rapportage > Gebruikerslog). Bij afwijkingen, zoals een statuswijziging buiten de workflow, ontvang je direct een waarschuwing. Ook houden zij toezicht op de koppelingen met externe systemen; een foutmelding in Beheer > Koppelingstatus betekent meestal dat een API-token verlopen is of dat de externe dienst tijdelijk offline is.

Problemen oplossen

Symptoom: Je ziet de foutmelding “401 Unauthorized” bij het openen van een workflow of module.
Oorzaak: Je hebt onvoldoende rechten voor deze actie, vaak doordat de rechtenstructuur niet goed is ingesteld na een recente update.
Oplossing: Controleer onder Beheer > Rollen of jouw account de juiste rechten heeft. Pas de rechten aan en log opnieuw in.

Symptoom: Bij het koppelen van een extern systeem verschijnt foutcode XS-INT-1001.
Oorzaak: De koppelingsgegevens (zoals API-sleutel of gebruikersnaam) zijn onjuist ingevuld.
Oplossing: Navigeer naar Beheer > Koppelingen, bewerk de betreffende koppeling en controleer alle velden. Test de verbinding opnieuw en sla op na een succesvolle test.

Symptoom: E-mailnotificaties komen niet aan bij gebruikers.
Oorzaak: De mailserverinstellingen zijn onjuist of je SPF/DKIM-records zijn niet goed geconfigureerd.
Oplossing: Controleer onder Beheer > Instellingen > E-mailserver de SMTP-gegevens. Vraag de IT-afdeling om SPF/DKIM-instellingen te controleren in de domeinconfiguratie.

Symptoom: Documenten worden niet opgeslagen in het DMS.
Oorzaak: De koppeling met het DMS (bijvoorbeeld Decos JOIN) is verbroken of het DMS-account is verlopen.
Oplossing: Herstel de koppeling via Beheer > Koppelingen > DMS. Controleer of het account nog actief is en verleng indien nodig de autorisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik een nieuwe gebruiker toevoegen in Xpertsuite?

Ga naar Beheer > Gebruikers en klik op “Nieuwe gebruiker toevoegen”. Vul naam, e-mailadres en rol in, en verstuur een uitnodiging. De gebruiker ontvangt automatisch een activatielink per e-mail.

Kan ik Xpertsuite op mijn mobiel gebruiken?

Xpertsuite werkt via de browser en is responsive voor tablets en smartphones. Voor intensief gebruik op mobiel is het aan te raden te werken in liggende modus voor meer overzicht. Er bestaat geen aparte app; alles verloopt via de webinterface.

Hoe pas ik een workflow aan?

Onder Procesbeheer > Workflows kies je de gewenste workflow en klik je op “Bewerken”. Hier kun je stappen toevoegen, verwijderen of wijzigen en per stap de verantwoordelijke rollen aanpassen. Vergeet na het wijzigen niet om de workflow opnieuw te publiceren.

Waar vind ik oude zaken terug?

Ga naar Zaakbeheer > Archief en gebruik de zoekfunctie op zaaknummer, datum of klantnaam. Standaard worden zaken na 90 dagen inactief; de bewaartermijn stel je in onder Beheer > Instellingen > Archiveringsbeleid. Oude zaken blijven altijd raadpleegbaar zolang ze niet definitief verwijderd zijn.

Wat betekent foutcode XS-INT-2002?

Deze foutcode duidt meestal op een time-out bij een externe koppeling, bijvoorbeeld als een API niet tijdig reageert. Controleer de status van het externe systeem en probeer het opnieuw. Blijft de foutmelding terugkomen, neem dan contact op met je systeembeheerder.

Wist je dat je via Rapportage > Gebruikerslog niet alleen fouten, maar ook ongebruikelijke loginlocaties kunt controleren? Handig bij het opsporen van accounts die mogelijk misbruikt worden.