Xelion 8 Handleiding

Direct vanuit je browser collega’s bellen, chatten en zelfs videomeetings opstarten zonder ingewikkelde installaties: Xelion 8 speelt daar slim op in. Of je nu op kantoor zit of remote werkt, snel schakelen is de standaard. Wie voor het eerst met Xelion 8 aan de slag gaat, merkt dat je met een paar gerichte instellingen veel tijdwinst pakt en storingen voorkomt.

Specificaties en kenmerken

• Multiplatform beschikbaarheid: Xelion 8 werkt via Windows (10/11), macOS (vanaf 10.15), iOS en Android. De webclient draait in Chrome, Firefox en Edge voor breed inzetbare toegang.
• SIP-telefooncentrale en VoIP-integratie: Volledige integratie met SIP-apparaten zoals de Yealink T46S, Gigaset Maxwell en softphones maakt doorschakelen en bellen via vaste toestellen naadloos.
• Uitgebreide presence-instellingen: Via het menu Gebruikers > Status kun je direct je bereikbaarheid tonen, zoals “Niet storen”, “In vergadering” of “Afwezig”, inclusief tijdsduur en terugmelding.
• CRM-koppelingen: Integraties met Exact Online, AFAS en Salesforce zijn standaard aanwezig. Binnen Instellingen > Integraties voeg je snel nieuwe koppelingen toe voor realtime klantinformatie bij inkomende gesprekken.
• Gespreksopname en rapportage: In het tabblad Gesprekken > Opnames bekijk en download je belopnames, en onder Rapportages maak je gespreksanalyses per gebruiker of afdeling.
• Beveiliging en rechtenbeheer: Gebruikersrollen en tweefactorauthenticatie (2FA) stel je in onder Beheer > Gebruikers. Hier bepaal je wie beheerrechten heeft en welke functionaliteiten per gebruiker zichtbaar zijn.

Aansluiten en instellen

1. Download de Xelion 8-client vanaf portal.xelion.com en kies het juiste besturingssysteem. Installeer altijd de laatste versie om compatibiliteitsproblemen te voorkomen.
2. Start de applicatie en login met je bedrijfsaccount. Controleer of je tweefactorauthenticatie (2FA) geactiveerd hebt via Instellingen > Beveiliging voor extra veiligheid.
3. Koppel een VoIP-toestel zoals een Yealink T46S via Instellingen > Apparaten > Nieuw apparaat. Voer het MAC-adres en SIP-inloggegevens in, zodat je toestel direct beschikbaar is via Xelion 8.
4. Stel je persoonlijke bereikbaarheid in via Gebruikers > Status. Kies bijvoorbeeld “Niet storen” tijdens een vergadering, zodat inkomende oproepen direct worden doorgeschakeld.
5. Voeg CRM-integraties toe onder Instellingen > Integraties. Koppel bijvoorbeeld je Exact Online-account voor directe klantinformatie bij inkomende gesprekken.
6. Pas notificaties aan via Instellingen > Meldingen. Zet pop-ups voor inkomende chats aan, maar schakel e-mailnotificaties uit als je niet wilt worden overladen met berichten.
7. Controleer je headset- en microfooninstellingen via Instellingen > Audio & Video. Test de geluidskwaliteit en pas het inputvolume aan om echo of ruis te minimaliseren.

Dagelijks gebruik

Je start je dag met het openen van de Xelion 8-client op je laptop. Via het dashboard zie je direct welke collega’s beschikbaar zijn: groene bolletjes geven aan wie direct bereikbaar is, rood betekent “Niet storen”. Met één klik op de naam van een collega open je een chat, of start je een spraakoproep. Handig als je snel wilt schakelen zonder te zoeken naar telefoonnummers of e-mailadressen.

Bij inkomende oproepen verschijnt er een pop-up met naam, organisatie en eventueel klantnotities uit je CRM, mits je deze koppeling hebt geactiveerd. Dit werkt vooral prettig bij klantcontact: je weet meteen wie er belt en wat het onderwerp is. Je kunt het gesprek direct beantwoorden, doorverbinden naar een collega via het menu Gesprekken > Doorverbinden, of in de wacht zetten met één druk op de knop.

Voor teamvergaderingen gebruik je de geïntegreerde videovergaderfunctie. Via het agenda-overzicht plan je een meeting en nodig je deelnemers uit. Deelnemers ontvangen een uitnodiging met een link die werkt in de browser, zonder extra software. In de vergadering kun je direct je scherm delen of chatberichten sturen, wat handig is voor het delen van notities of links.

Ook onderweg blijf je bereikbaar via de Xelion 8-app voor iOS en Android. Pushnotificaties waarschuwen je bij inkomende oproepen of berichten, zelfs als je telefoon op stil staat. De app synchroniseert je status met de desktopversie, zodat collega’s altijd weten of je in gesprek bent of beschikbaar bent voor een nieuw overleg.

Problemen oplossen

Symptoom: Geen geluid bij inkomende oproepen
Oorzaak: De headset is niet goed geselecteerd als audio-uitgang in Xelion 8.
Oplossing: Ga naar Instellingen > Audio & Video, kies de juiste headset en test het geluid met de testknop. Controleer ook of het apparaat als standaard is ingesteld in Windows of macOS.

Symptoom: Foutmelding “SIP registratie mislukt” (Error 408)
Oorzaak: Onjuiste SIP-inloggegevens of netwerkproblemen.
Oplossing: Controleer bij Instellingen > Apparaten of de gebruikersnaam en het wachtwoord correct zijn ingevuld. Herstart je router als er sprake is van netwerkproblemen. Check of poort 5060 (UDP) openstaat op je firewall.

Symptoom: CRM-gegevens worden niet getoond bij inkomende gesprekken
Oorzaak: CRM-integratie is niet goed ingesteld of de API-sleutel is verlopen.
Oplossing: Ga naar Instellingen > Integraties en controleer de connectiestatus. Voeg indien nodig een nieuwe API-sleutel toe en controleer op foutmeldingen tijdens het koppelen.

Symptoom: Xelion-app crasht op Android 13-telefoons
Oorzaak: Compatibiliteitsproblemen met bepaalde chipsets (bijvoorbeeld Samsung Exynos 1280).
Oplossing: Update de Xelion 8-app naar versie 8.3.2 of hoger. Indien het probleem blijft bestaan, verwijder de app volledig en installeer deze opnieuw vanuit de Google Play Store.

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik een automatische afwezigheidsmelding in?

Ga naar Gebruikers > Status en kies “Afwezig”. Je kunt een tijdsduur en optioneel een bericht instellen dat automatisch wordt getoond aan bellers en chatters. Zo weten collega’s direct wanneer je terug bent.

Kan ik gesprekken opnemen en terugluisteren?

Ja, alle gesprekken kun je opnemen door in het gespreksscherm op “Opnemen” te klikken. Terugluisteren en downloaden kan via Gesprekken > Opnames. Zorg dat je toestemming hebt volgens de AVG-regels voordat je gesprekken opneemt.

Hoe wijzig ik mijn doorverbindinstellingen?

Open Instellingen > Gesprekken > Doorverbinden. Hier kun je vaste regels instellen, bijvoorbeeld doorschakelen naar mobiel buiten werktijd of direct naar een collega bij “Niet storen”. Test de instellingen door jezelf te bellen vanaf een ander nummer.

Mijn notificaties werken niet in de mobiele app, wat nu?

Controleer of pushmeldingen zijn ingeschakeld in Instellingen > Meldingen binnen de app én bij de instellingen van je telefoon. Zet de energiebesparingsstand uit, omdat sommige Android-apparaten notificaties blokkeren bij accubesparing. Herstart de app na elke wijziging om zeker te zijn dat de instellingen actief zijn.

Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe als beheerder?

Ga naar Beheer > Gebruikers > Nieuwe gebruiker. Vul de gegevens in, wijs een rol toe (bijvoorbeeld “Gebruiker” of “Beheerder”) en verstuur de uitnodiging. Nieuwe gebruikers ontvangen automatisch een e-mail met activatielink en tijdelijke inloggegevens.

Tip: Door via Instellingen > Sneltoetsen aangepaste sneltoetsen toe te wijzen, kun je direct gesprekken opnemen, doorschakelen of je status wijzigen zonder je muis te gebruiken.