SumUp Handleiding: Alles wat je moet weten over deze handige betaaloplossing

Direct afrekenen bij een klant op locatie, op de markt of in een pop-upwinkel: met een SumUp kaartlezer regel je dit zonder gedoe met vaste pinautomaten. Na ontvangst van het apparaat kun je binnen tien minuten betalingen aannemen, mits je de juiste stappen volgt. Veel ondernemers kiezen voor SumUp Air of SumUp Solo, vanwege de lage aanschafprijs en het ontbreken van maandelijkse kosten. In deze handleiding lees je precies hoe je het apparaat aansluit, configureert, gebruikt én wat je doet bij storingen of foutmeldingen.

Specificaties en kenmerken

• Compatibiliteit: SumUp werkt met Android (v5.0 of hoger) en iOS (v10.3 of hoger). De Air en Solo kaartlezers hebben Bluetooth en/of wifi nodig om te koppelen met je telefoon of tablet.
• Betaalmethodes: Zowel de SumUp Air als de Solo accepteren pinpassen (Maestro, V PAY), creditcards (Visa, Mastercard, American Express) en contactloze betalingen via Apple Pay en Google Pay.
• Accuduur: De Air kan tot 500 transacties aan op een volle batterij, de Solo tot 100. Opladen gebeurt via micro-USB (Air) of USB-C (Solo).
• Transactiekosten: Je betaalt een vast tarief per transactie (1,69% in Nederland, mei 2024). Er zijn geen maandelijkse kosten of verborgen toeslagen.
• Beveiliging: Verschillende lagen encryptie (PCI-DSS compliant), geen opslag van kaartdata op het apparaat. Betalingsgeschiedenis is alleen zichtbaar in de beveiligde SumUp-app of het dashboard.
• Software-updates: De kaartlezer krijgt automatisch updates via de app of wifi. Je kunt handmatig controleren via Instellingen > Apparaat > Software-update.

Aansluiten en instellen

1. Laad de kaartlezer volledig op met de meegeleverde kabel. Een volle accu voorkomt verbindingsproblemen tijdens transacties.
2. Download de SumUp app uit de Google Play Store of Apple App Store. Controleer direct of je de laatste versie hebt; updates verhelpen vaak bugs met koppelen of uitbetalingen.
3. Maak een SumUp-account aan via de app of op sumup.me. Vul bedrijfsgegevens en IBAN in, want zonder verificatie ontvang je geen uitbetalingen.
4. Schakel Bluetooth in op je telefoon of tablet (voor de Air). Bij de Solo is wifi vereist—kies je netwerk via Instellingen > Netwerk op het apparaat zelf.
5. Koppel de kaartlezer door in de app te navigeren naar Apparaten > Verbinden met nieuw apparaat en volg de instructies. Houd de lezer binnen één meter van je telefoon voor een stabiele verbinding.
6. Test een betaling door in de app een klein bedrag in te voeren en een eigen bankpas te gebruiken. Zo controleer je direct of printen van bonnen, ontvangstbevestigingen per e-mail en de uitbetaling werkt.
7. Controleer aanvullende opties zoals fooien via Instellingen > Betalingen > Fooien toestaan. Zet deze functie aan als je klanten de mogelijkheid wilt bieden een extra bedrag toe te voegen.

Dagelijks gebruik

Een klant wil afrekenen op een drukke beurs. Je opent de SumUp-app, voert het bedrag in en selecteert “Afrekenen”. De klant kiest voor contactloos betalen en houdt zijn telefoon of pas tegen de SumUp Air. Binnen twee seconden hoor je een piep en zie je “Betaling geslaagd” op het scherm. Je biedt aan om de bon direct via e-mail te versturen, wat handig is omdat veel klanten liever geen papieren bon meer willen.

In een horecazaak met veel fooi-transacties kun je via Instellingen > Betalingen > Fooien toestaan activeren. Bij elke betaling krijgt de klant de optie om een extra bedrag toe te voegen. Dit werkt vooral goed bij SumUp Solo, want die toont een duidelijke fooi-optie op het touchscreen. Het personeel hoeft geen losse fooien meer te verzamelen en alles wordt netjes gescheiden op de dagafsluiting.

Bij een mobiel verkooppunt, bijvoorbeeld op een foodtruckfestival, komt het voor dat de internetverbinding wegvalt. De SumUp Air heeft altijd een actieve Bluetooth-verbinding nodig met je telefoon, die zelf internet moet hebben. Je schakelt dan snel over naar een hotspot op je eigen telefoon, zodat je betalingen door blijven lopen. Controleer regelmatig via Instellingen > Netwerk of de verbinding stabiel blijft, zeker tijdens piekuren.

Elke avond sluit je de dag af door in de app naar Overzicht > Transacties te gaan. Hier zie je direct welke betalingen zijn verwerkt en kun je eenvoudig facturen genereren of exporteren naar je boekhoudpakket. Als je werkt met meerdere medewerkers kun je in Instellingen > Gebruikers verschillende accounts aanmaken, zodat je precies ziet wie welke transactie heeft verwerkt.

Problemen oplossen

Symptoom 1: Kaartlezer maakt geen verbinding (Bluetooth-foutmelding)
Oorzaak: De SumUp Air wordt niet herkend door je telefoon, vaak door een verouderde app of Bluetooth-instellingen. Oplossing: Verwijder de kaartlezer in de app via Apparaten > Verwijderen, start Bluetooth op je telefoon opnieuw en voeg het apparaat opnieuw toe. Bij aanhoudende problemen: reset de Air door de aan/uit-knop 10 seconden in te houden.

Symptoom 2: “Transactie mislukt – Verbindingsprobleem” op Solo of Air
Oorzaak: Slechte Wifi- of mobiele dataverbinding. Oplossing: Controleer wifi via Instellingen > Netwerk op je Solo of controleer mobiele data op je telefoon voor de Air. Wissel indien mogelijk naar een sterker netwerk of zet een mobiele hotspot aan.

Symptoom 3: “IBAN niet geverifieerd – Uitbetaling gepauzeerd”
Oorzaak: Je hebt je bankrekening nog niet bevestigd of SumUp kan de gegevens niet verifiëren. Oplossing: Log in op sumup.me, ga naar Account > Bankgegevens en upload een bankafschrift of bewijs van rekeninghouder. Na verificatie worden uitbetalingen hervat.

Symptoom 4: Bonnen worden niet verzonden via e-mail
Oorzaak: Onjuiste e-mailinstellingen of app-permissies ontbreken. Oplossing: Controleer in de app onder Instellingen > Boninstellingen of e-mailverzending is ingeschakeld. Geef de app toegang tot je contacten en internet, anders kan de bon niet verzonden worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een uitbetaling van SumUp?

Uitbetalingen worden meestal binnen 2-3 werkdagen verwerkt naar je opgegeven IBAN. Je ontvangt een e-mail zodra het bedrag onderweg is. Via het dashboard op sumup.me kun je de status van elke uitbetaling volgen.

Kan ik meerdere kaartlezers op één account gebruiken?

Ja, je kunt verschillende Air of Solo lezers koppelen aan één SumUp-account. In de app kies je bij Apparaten welk apparaat actief is. Elk apparaat krijgt een unieke naam, handig voor het bijhouden van transacties per locatie of medewerker.

Is het mogelijk om een refund te doen via SumUp?

Refunds regel je in de app via Overzicht > Transacties > Transactie selecteren > Terugbetalen. Het teruggestorte bedrag wordt automatisch van je saldo afgetrokken. De klant ontvangt direct een e-mailbevestiging van de terugbetaling.

Hoe stel ik fooien in voor mijn klanten?

Activeer fooien via Instellingen > Betalingen > Fooien toestaan. Bij elke betaling verschijnt er nu een scherm waarmee je klant een bedrag kan kiezen of overslaan. Dit werkt zowel bij contactloze betalingen als bij chip/pin-transacties.

Wat gebeurt er als mijn SumUp-lezer gestolen wordt?

Neem direct contact op met de SumUp-klantenservice en blokkeer het apparaat via je account op sumup.me. Omdat er geen kaartgegevens op het apparaat zelf staan, is misbruik vrijwel uitgesloten. Je kunt altijd een nieuwe lezer bestellen en aan je bestaande account koppelen.

Snelkoppeling instellen? Voeg het SumUp-icoon toe aan je thuisscherm voor razendsnelle toegang tot de kassa, zelfs als je telefoon vergrendeld is.