Sinji Smart Panel Heater Handleiding

Exact Online wordt veel gebruikt door ondernemers en accountants voor het beheren van boekhouding, facturatie en bedrijfsprocessen. Met deze cloudsoftware kun je financiële administratie, CRM en projectmanagement centraliseren. Deze handleiding behandelt de belangrijkste functies, aansluitmogelijkheden, dagelijkse handelingen en veelvoorkomende problemen van Exact Online, zodat je snel en efficiënt aan de slag kunt.

Specificaties en kenmerken

• SaaS-platform: Exact Online werkt volledig in de cloud. Je hebt alleen een webbrowser en internetverbinding nodig, zonder software-installatie op je computer. Dit biedt flexibiliteit om altijd en overal te werken, of je nu op een Windows-pc, Mac of tablet zit.
• Boekhoudmodules: Exact Online biedt modules voor financiële administratie, waaronder grootboek, debiteuren, crediteuren, btw-aangifte en bankkoppelingen. Je selecteert bij de inrichting welke modules je wilt gebruiken, afgestemd op je bedrijfsactiviteiten.
• Facturatie en offertes: Met de factureringsfunctie maak je eenvoudig facturen aan, beheer je openstaande posten en volg je betalingen op. Offertes kunnen direct omgezet worden naar facturen, met automatische verwerking van klantgegevens.
• CRM-integratie: Relatiebeheer is geïntegreerd. Je legt klant- en leveranciersgegevens vast, koppelt contacten aan projecten en volgt communicatiegeschiedenis. Dit maakt het mogelijk om vanuit één omgeving te werken.
• Koppelingen en API’s: Exact Online ondersteunt directe koppelingen met banken (zoals ING, Rabobank, ABN AMRO), webshops (Magento, Shopify), kassasystemen en externe rapportagetools. Via de REST API kun je maatwerkkoppelingen maken met andere bedrijfsapplicaties.
• Beveiliging en toegangsbeheer: Data wordt versleuteld opgeslagen op servers binnen de EU. Je stelt per gebruiker machtigingen in voor modules en functies. Tweefactorauthenticatie is beschikbaar voor extra beveiliging.

Aansluiten en instellen

1. Account aanmaken: Ga naar exact.com/nl/online en klik op ‘Proberen’ of ‘Aanmelden’. Vul je bedrijfsgegevens en e-mailadres in. Je ontvangt een activatie-e-mail. Klik op de link om het account te activeren.
2. Bedrijfsprofiel invullen: Log in op Exact Online. Navigeer via het hoofdmenu naar ‘Instellingen’ > ‘Bedrijfsgegevens’. Vul bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer in. Sla de wijzigingen op.
3. Gebruikers toevoegen: Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Gebruikersbeheer’. Klik op ‘Nieuwe gebruiker’. Voer naam, e-mailadres en rol (bijvoorbeeld: Administrateur, Medewerker) in. Bepaal per gebruiker de toegangsrechten tot modules via het tabblad ‘Machtigingen’.
4. Bankkoppeling instellen: Open het menu ‘Financieel’ > ‘Bank’. Klik op ‘Bankrekening toevoegen’. Selecteer je bank (bijvoorbeeld Rabobank) en volg het stappenplan om je bankrekening veilig te koppelen. Activeer automatische bankafschriftimport voor dagelijkse synchronisatie.
5. Boekhoudmodules activeren: Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Modules’. Activeer de benodigde modules zoals ‘Facturatie’, ‘Projecten’ of ‘Voorraad’. Per module stel je basisparameters in, zoals btw-tarieven en rekeningschema’s.
6. BTW-instellingen controleren: Onder ‘Financieel’ > ‘BTW’ controleer je de ingestelde btw-codes. Pas indien nodig de standaardcodes aan zodat ze overeenkomen met je bedrijfsactiviteiten. Voeg extra btw-tarieven toe voor bijvoorbeeld intracommunautaire leveringen.
7. Startbalans invoeren: Ga naar ‘Financieel’ > ‘Dagboeken’ > ‘Beginbalans’. Voer de openstaande posten en saldo’s per 1 januari (of startdatum) in. Raadpleeg je vorige jaarrekening of accountant voor de juiste cijfers.
8. Bedrijfslogo en lay-outs uploaden: Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Lay-outs’. Hier upload je je bedrijfslogo en pas je de factuur-, offerte- en orderlay-outs aan. Controleer het resultaat met een proefafdruk.

Dagelijks gebruik

Dagelijkse werkzaamheden in Exact Online beginnen meestal bij het dashboard. Hier zie je een overzicht van openstaande taken, zoals te boeken facturen, openstaande posten en herinneringen voor btw-aangifte. Het dashboard is aanpasbaar: sleep de gewenste widgets naar voren, bijvoorbeeld ‘Openstaande verkoopfacturen’ of ‘Te verwerken banktransacties’. Zo houd je grip op de actuele stand van zaken.

Facturen aanmaken gaat via ‘Verkoop’ > ‘Facturen’. Klik op ‘Nieuwe factuur’, selecteer de klant uit je CRM, voeg producten of diensten toe, pas eventueel de omschrijving aan en kies het juiste btw-tarief. Na het opslaan kun je de factuur direct e-mailen vanuit Exact Online. Met de automatische incasso-module verstuur je SEPA-incassobestanden naar je bank, zodat betalingen sneller binnenkomen.

Bankmutaties verwerken kan dagelijks via ‘Financieel’ > ‘Bank’. Geïmporteerde afschriften worden automatisch gematcht met openstaande facturen aan de hand van het factuurnummer of het bedrag. Niet-herkende transacties wijs je handmatig toe aan de juiste grootboekrekening, bijvoorbeeld ‘Kantoorkosten’ of ‘Privé-opnames’. Dit voorkomt foutieve boekingen in je administratie.

BTW-aangifte voorbereiden doe je via ‘Financieel’ > ‘BTW’ > ‘Aangifte’. Exact Online zet de aangifte klaar op basis van geboekte omzet en kosten. Je controleert de aangifte, exporteert het XML-bestand en dient deze in bij de Belastingdienst. Fouten worden gemarkeerd met specifieke foutcodes, zoals ‘FOUT123: ongeldige btw-code’, zodat je direct weet welke geboekte post je moet aanpassen.

Problemen oplossen

• Foutcode 403 – Toegang geweigerd
  Na het inloggen verschijnt foutcode 403. Controleer of je gebruikersrechten correct zijn ingesteld in ‘Instellingen’ > ‘Gebruikersbeheer’. Soms blokkeert een firewall of browserplugin de toegang. Test in een andere browser of op een ander netwerk. Werkt het dan wel, pas dan firewall-instellingen aan.
• Bankkoppeling werkt niet
  Bij het synchroniseren van bankafschriften verschijnt een foutmelding. Controleer of je bank API-toegang actueel is. Vernieuw eventueel de autorisatie onder ‘Financieel’ > ‘Bank’ > ‘Bankrekeningen’. Let op de instructies van je bank; soms moet je elke 90 dagen opnieuw toestemming geven.
• Facturen komen niet aan bij klant
  Klanten melden dat ze geen facturen ontvangen. Controleer het e-mailadres van de klant in het CRM. Bekijk in ‘Verkoop’ > ‘Facturen’ of het verzendlogboek een foutmelding geeft, zoals ‘Mail delivery failed’. Voeg het afzenderadres toe aan de whitelist van je mailserver of stuur facturen opnieuw via een persoonlijk e-mailadres.
• BTW-aangifte klopt niet
  De bedragen in de btw-aangifte wijken af van je verwachting. Controleer of alle inkoop- en verkoopfacturen juist zijn geboekt, inclusief de btw-codes. Gebruik het rapport ‘BTW-overzicht’ om afwijkingen te traceren per btw-code en periode. Foutieve boekingen kun je corrigeren door een memoriaalboeking aan te maken.

Veelgestelde vragen

Hoe wijzig ik een geboekte factuur?

Nadat een factuur is geboekt, kun je deze alleen wijzigen als de periode nog niet is afgesloten. Ga naar ‘Verkoop’ > ‘Facturen’, selecteer de factuur en klik op ‘Bewerken’. Is de periode afgesloten, maak dan een creditfactuur aan en boek een nieuwe factuur met de juiste gegevens.

Kan ik meerdere administraties beheren?

Ja, je kunt meerdere administraties aanmaken onder één Exact Online-account. Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Administratie’ > ‘Nieuwe administratie’. Wisselen tussen administraties doe je via het dropdown-menu rechtsboven in het scherm.

Hoe stel ik automatische back-ups in?

Exact Online maakt dagelijks automatische back-ups op servers in de EU. Handmatige export van administraties kan via ‘Beheer’ > ‘Exporteren’. Hier kun je een volledige back-up downloaden in XML- of CSV-formaat voor archivering of migratie.

Welke browsers worden ondersteund?

Exact Online ondersteunt de laatste versies van Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge en Apple Safari. Verouderde browsers kunnen foutmeldingen of weergaveproblemen geven. Controleer na een update of browserplug-ins compatibel zijn.

Hoe stel ik tweefactorauthenticatie in?

Activeer tweefactorauthenticatie via ‘Instellingen’ > ‘Beveiliging’ > ‘Tweefactorauthenticatie’. Scan de QR-code met een authenticator-app (zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator). Volg de stappen op het scherm en bewaar de herstelcodes op een veilige plek.

Krijg je onverwachte foutmeldingen bij het boeken van bankmutaties? Controleer dan of de bankrekening correct is gekoppeld en of het bankafschrift het juiste formaat heeft (MT940 of CAMT.053).