Promedico Handleiding

Direct na het inloggen in Promedico valt op hoeveel informatie je tegelijk ziet: patiëntgegevens, afspraken, medicatielijsten en labresultaten staan op één scherm. Grote kans dat je snel iets wilt aanpassen of zoeken, bijvoorbeeld een herhaalrecept aanmaken of een verslag toevoegen. Veel gebruikers weten niet dat je met sneltoetsen en filters tijd bespaart, of hoe je foutmeldingen als “504 Gateway Time-out” voorkomt. Juist deze praktische details maken het werken met Promedico (zoals Promedico-ASP, Promedico-VDF en de webversie) soepeler – mits je weet waar je moet zijn.

Specificaties en kenmerken

• Compatibiliteit met besturingssystemen
  Promedico draait stabiel op Windows 10, 11 en macOS vanaf versie 11.6 (Big Sur). Voor optimale prestaties is minimaal 4GB RAM en een quad-core processor nodig.
• Beveiligde toegang via 2FA
  Eenmalige codes via SMS of Authenticator-app zijn verplicht bij het inloggen. Deze beveiligingslaag voorkomt ongeautoriseerde toegang tot medische gegevens.
• Medicatiebeheer met G-standard integratie
  Automatische koppeling aan de G-standaard zorgt dat je altijd actuele medicatie-informatie gebruikt. Dit voorkomt fouten bij het voorschrijven van medicatie en geeft waarschuwingen bij interacties.
• Ingebouwde rapportage en exportfuncties
  Je kunt medische dossiers, declaratie-overzichten en consultverslagen exporteren naar PDF en CSV. De rapportages zijn te vinden via Rapportage > Exporteren in het hoofdmenu.
• Koppeling met externe systemen
  Promedico ondersteunt koppelingen met LSP, Zorgmail en e-Lab Next. Instellingen daarvoor vind je onder Systeembeheer > Koppelingen.
• Sneltoetsen en gebruikersrollen
  Sneltoetsen als Ctrl+N voor een nieuw consult en F2 voor patiënt zoeken versnellen het werken. Gebruikersrechten zijn tot in detail instelbaar via Instellingen > Gebruikersbeheer.

Aansluiten en instellen

1. Download de juiste versie van Promedico via de portal of installatielink van je ICT-leverancier. Controleer vooraf je besturingssysteem en beschikbare schijfruimte (minimaal 2GB vrij).
2. Voer het installatieprogramma uit met administratorrechten. Dit voorkomt installatieproblemen op systemen met beperkte gebruikersrechten.
3. Selecteer bij de eerste start de server via Instellingen > Netwerk > Serveradres. Voer hier het IP-adres of de DNS-naam van de Promedico-server in.
4. Stel 2FA in onder Profiel > Beveiliging > Twee-factor-authenticatie. Koppel je mobiele nummer of Authenticator-app voor extra veiligheid.
5. Controleer de koppelingen met externe systemen via Systeembeheer > Koppelingen. Activeer hier de koppeling met LSP en Zorgmail, en voer de juiste certificaten in.
6. Ga naar Instellingen > Gebruikersbeheer en maak accounts aan voor collega’s. Wijs rollen toe, bijvoorbeeld “Arts”, “Assistente” of “Beheerder” voor correcte toegangsrechten.
7. Voer een test uit door een patiënt op te zoeken via F2 of Zoeken > Patiënt. Controleer of alle modules laden zonder foutmeldingen zoals “Server niet bereikbaar”.
8. Stel automatische back-ups in via Systeembeheer > Back-up. Kies een veilige netwerklocatie en stel de frequentie in op dagelijks om dataverlies te voorkomen.
9. Configureer meldingen voor labuitslagen onder Instellingen > Notificaties zodat je direct een pop-up krijgt bij nieuwe resultaten.

Dagelijks gebruik

In de ochtend start je Promedico op en log je in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2FA-code. Direct verschijnt het overzichtsscherm met de dagagenda en de lijst met geplande patiënten. Tijdens het spreekuur klik je op een patiënt in de agenda, waarna je via het tabblad “Consult” direct het medisch dossier, actuele medicatie en recente labuitslagen ziet. Je voert een nieuw consult in door op de knop “Nieuw consult” te klikken, waarbij je via het veld “SOEP” snel een verslag toevoegt en medicatie aanpast indien nodig.

Bij herhaalrecepten open je het tabblad “Medicatie”, selecteer je het gewenste middel en klik je op “Herhaal”. Promedico toont automatisch interacties en allergieën, met een waarschuwing als er een contra-indicatie is. Factureren van een consult doe je via het tabblad “Financiën”. Hier klik je op “Nieuwe declaratie”, selecteer je de prestatiecode en verstuur je de factuur direct naar Vecozo. Je ziet bij succesvolle verzending een groene vink en bij fouten, zoals “Foutcode 201: Onvolledige verzekeringsgegevens”, een rode melding met uitleg.

Labuitslagen raadpleeg je via het menu “Lab” waar nieuwe uitslagen automatisch bovenaan staan. Met één klik open je het detailvenster, voeg je een notitie toe of stuur je via Zorgmail een uitslag direct beveiligd naar de patiënt. Ook het aanvragen van nieuwe onderzoeken gaat hier snel: kies “Nieuwe aanvraag”, selecteer het laboratorium en vul de benodigde codes in. Het systeem vult patiëntgegevens automatisch aan vanuit het EPD, waardoor je geen dubbel werk hebt.

Voor multidisciplinair overleg gebruik je het tabblad “Notities” en “Taken”. Hier kun je taken toewijzen aan collega’s, bijvoorbeeld om een patiënt op te roepen voor controle. Sneltoetsen als Ctrl+Enter om een taak toe te voegen of F3 voor zoeken versnellen je workflow aanzienlijk. Handig als je met meerdere collega’s tegelijk werkt en snel wilt schakelen zonder tussenmenu’s.

Problemen oplossen

Symptoom: Je krijgt bij het opstarten de melding “504 Gateway Time-out”.
Oorzaak: De verbinding met de Promedico-server is verbroken of traag.
Oplossing: Controleer je netwerkverbinding en reset de router indien nodig. Raadpleeg de systeembeheerder om te checken of de server draait; probeer opnieuw nadat je het IP-adres hebt gecontroleerd onder Instellingen > Netwerk.

Symptoom: Foutmelding “Foutcode 201: Onvolledige verzekeringsgegevens” bij declareren.
Oorzaak: Verzekeringsgegevens van de patiënt ontbreken of zijn onvolledig ingevoerd.
Oplossing: Open het patiëntdossier, ga naar “Verzekering” en vul het polisnummer, de verzekeraar en de geldigheidsdatum volledig in. Verstuur daarna de declaratie opnieuw.

Symptoom: Nieuwe medicatie wordt niet opgeslagen na invoer.
Oorzaak: Gebruikersrechten zijn onvoldoende om medicatie aan te passen of sessie is verlopen.
Oplossing: Controleer onder Instellingen > Gebruikersbeheer of je de juiste rol hebt. Log opnieuw in als je sessie verlopen is; neem contact op met de beheerder als rechten ontbreken.

Symptoom: Labuitslagen verschijnen niet bij de juiste patiënt.
Oorzaak: Verkeerde koppeling tussen labnummer en patiëntnummer of synchronisatieprobleem.
Oplossing: Controleer onder Systeembeheer > Koppelingen of de labkoppeling actief is. Koppel het juiste labnummer handmatig aan het patiëntdossier en voer een synchronisatie uit.

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik de automatische back-up in Promedico in?

Ga naar Systeembeheer > Back-up en kies “Nieuwe back-upinstelling”. Selecteer hier de gewenste opslaglocatie, bijvoorbeeld een beveiligde netwerkschijf, en stel de frequentie in op dagelijks of wekelijks. Vergeet niet na te gaan of de back-up daadwerkelijk wordt uitgevoerd door de logbestanden te controleren.

Hoe kan ik snel een patiënt zoeken zonder door alle menu’s te klikken?

Gebruik de sneltoets F2 of ga naar Zoeken > Patiënt. Typ minimaal drie letters van de achternaam of geboortedatum voor een direct resultaat. Dit werkt sneller dan via het hoofdmenu zoeken en voorkomt fouten bij gelijke namen.

Waar pas ik mijn gebruikersrechten aan?

Gebruikersrechten beheer je via Instellingen > Gebruikersbeheer. Hier kun je per account rollen en permissies instellen, zoals toegang tot medische dossiers of alleen administratieve functies. Voor wijzigingen heb je beheerdersrechten nodig.

Hoe voeg ik een nieuwe verzekeraar toe voor een patiënt?

Open het patiëntdossier, ga naar het tabblad “Verzekering” en klik op “Nieuwe verzekeraar”. Vul de naam, UZOVI-code en polisgegevens in en sla de wijzigingen op. Zo voorkom je foutmeldingen bij het declareren.

Welke browsers worden ondersteund door Promedico Web?

Promedico Web werkt stabiel in Google Chrome (v.110+), Microsoft Edge (v.110+) en Safari (v.15+). Gebruik geen Internet Explorer, omdat functionaliteit en beveiliging niet gegarandeerd zijn. Voor optimale compatibiliteit wordt Chrome aanbevolen.

Wist je dat je via Instellingen > Gebruik > Thema de interface van Promedico kunt aanpassen naar een hoogcontrastmodus, ideaal voor betere leesbaarheid bij fel licht of vermoeide ogen?