Paspoort aanvragen: stap voor stap uitgelegd

Een paspoort aanvragen klinkt eenvoudig, maar er gaat verrassend veel mis: verkeerde foto’s, vergeten documenten of een afspraak op de verkeerde dag. In dit stappenplan lees je precies wat je wanneer doet, welke documenten je nodig hebt, wat het kost in 2026 en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt, zodat je de balie met succes verlaat.

Wat heb je nodig voor de aanvraag?

Voordat je een afspraak maakt bij je gemeente, verzamel je de volgende documenten en zaken zodat je niet voor verrassingen komt te staan:

• Geldig identiteitsbewijs – je huidige (verlopen) paspoort of identiteitskaart. Is dit je allereerste aanvraag en heb je nog geen identiteitsdocument? Dan gebruik je een officiële geboorteakte of een ander document waarmee de gemeente jouw identiteit kan vaststellen.
• Pasfoto – één recente kleurenfoto die voldoet aan de strenge eisen van de Nederlandse overheid. De foto mag niet ouder zijn dan zes maanden en moet aan specifieke technische eisen voldoen (zie verderop).
• Betaalmiddel – pin of contant geld, afhankelijk van de gemeente. De meeste gemeenten accepteren pinbetalingen, maar neem voor de zekerheid ook wat contant geld mee.
• Voor minderjarigen – toestemming van beide ouders of gezaghebbenden. Dit kan mondeling bij de balie als beiden aanwezig zijn, of via een schriftelijke machtiging als één ouder niet aanwezig kan zijn.

De pasfoto is het onderdeel waarop het het vaakst misgaat. De Nederlandse overheid stelt strikte eisen: witte of lichtgrijze achtergrond, neutrale gezichtsuitdrukking met gesloten mond, geen bril, ogen volledig open en direct in de lens kijkend, geen hoed of pet (tenzij om religieuze redenen), en het gezicht moet volledig zichtbaar zijn. Gemeenten weigeren foto’s die niet voldoen, waardoor je een nieuwe afspraak moet maken. Gebruik dus bij voorkeur een professionele fotograaf of een erkende pasfoto-automaat, en vraag van tevoren om een bon of garantie dat de foto wordt geaccepteerd.

Stap 1: Maak een afspraak bij je gemeente

Je kunt een paspoort uitsluitend aanvragen in de gemeente waar je staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP). Woon je in Utrecht maar verblijf je tijdelijk in Rotterdam? Dan moet je toch naar Utrecht voor je aanvraag. Ben je recent verhuisd en nog niet ingeschreven in je nieuwe gemeente? Wacht dan tot de inschrijving is verwerkt, of neem contact op met je gemeente om te vragen of een uitzondering mogelijk is.

1. Ga naar de officiële website van jouw gemeente. Zoek in Google op de naam van je gemeente plus ‘paspoort aanvragen’ om de juiste pagina te vinden.
2. Kies een afspraakmoment via het online reserveringssysteem. Grote gemeenten zoals Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht zijn in het hoogseizoen (mei tot en met augustus) soms weken van tevoren volgeboekt. Plan dit dus ruim van tevoren in.
3. Ontvang je een bevestigingsmail of sms? Sla die op en neem eventueel het afspraaknummer mee, want sommige gemeenten vragen hierom bij binnenkomst.
4. Controleer de openingstijden van het gemeentehuis voor jouw type afspraak. Sommige gemeenten hebben speciale baliedagen voor paspoortaanvragen.

Praktische tip: Heb je haast en zijn er geen afspraken beschikbaar in jouw gemeente? Kijk dan ook bij kleinere omliggende gemeenten. Kleinere gemeenten hebben doorgaans kortere wachttijden en vrijer afspraakrooster. Je mag overal in Nederland een paspoort aanvragen, zolang je er maar officieel staat ingeschreven.

Stap 2: De afspraak bij de balie

Op de dag van je afspraak neem je alle benodigde documenten mee. Kom op tijd – bij de meeste gemeenten verliezen afspraken hun geldigheid als je meer dan vijf minuten te laat bent, en moet je een nieuwe afspraak inplannen.

1. Meld je aan bij de receptie of de wachtrij voor het burgerzaken-loket en neem indien nodig een nummertje.
2. De gemeenteambtenaar controleert je identiteitsbewijs, je pasfoto en je overige documenten. Als de foto niet voldoet, krijg je te horen dat je een nieuwe foto moet meenemen bij een volgende afspraak.
3. Je vingerafdrukken worden gescand. Dit is verplicht voor iedereen van 12 jaar en ouder. De vingerafdrukken worden opgeslagen op de chip in je paspoort. Er zijn medische uitzonderingen mogelijk als je om aantoonbare redenen geen vingerafdrukken kunt afstaan.
4. Je ondertekent de aanvraag digitaal op een tablet of schrijfblok. De medewerker registreert de aanvraag in het systeem.
5. Je betaalt de aanvraagkosten direct bij de balie – pin of contant, afhankelijk van de gemeente.
6. Je ontvangt een ontvangstbewijs met de vermoedelijke ophaaldatum. Bewaar dit bewijs goed – je hebt het nodig bij het ophalen.

Wat kost een paspoort in 2026?

De kosten voor een paspoort worden jaarlijks vastgesteld door de rijksoverheid, die een maximumtarief bepaalt. Gemeenten mogen dit tarief verlagen maar niet overschrijden. In 2026 gelden de volgende indicatieve maximumtarieven:

• Paspoort voor volwassenen (18 jaar en ouder): circa €86,85
• Paspoort voor kinderen (jonger dan 18 jaar): lager tarief, afhankelijk van de gemeente
• Spoedaanvraag toeslag: circa €59,10 extra bovenop het reguliere tarief
• Identiteitskaart (ID-kaart) voor volwassenen: gratis sinds 2021 voor Nederlanders ouder dan 14 jaar

Let op: deze bedragen zijn maximumtarieven. Sommige gemeenten rekenen minder. Kijk altijd op de website van jouw eigen gemeente voor het actuele tarief voordat je naar de balie gaat, zodat je precies weet hoeveel je meeneemt. Sommige gemeenten accepteren geen contante betalingen boven een bepaald bedrag.

Een handige afweging: als je alleen binnen Europa reist, heb je in de meeste landen voldoende aan je gratis identiteitskaart. Het paspoort heb je nodig voor reizen buiten de EU of Schengenzone, of als bepaalde landen een paspoort vereisen.

Stap 3: Je paspoort ophalen

Na de aanvraag duurt het normaal gesproken vijf werkdagen voordat je paspoort klaar is bij de gemeente. Ophalen doe je altijd persoonlijk – je kunt iemand anders er niet naartoe sturen, tenzij je een bijzondere situatie hebt waarvoor je gemeente uitzondering heeft verleend.

1. Wacht op de bevestiging van je gemeente via e-mail of sms dat je paspoort klaar ligt. Sommige gemeenten sturen geen bericht en gaan uit van de datum op het ontvangstbewijs.
2. Ga langs bij de balie op de aangegeven datum of daarna. Voor ophalen heb je bij de meeste gemeenten géén afspraak nodig – je kunt gewoon binnenlopen. Controleer dit wel bij jouw gemeente, want er zijn uitzonderingen.
3. Neem je ontvangstbewijs mee en een geldig identiteitsbewijs. Soms vragen ze ook het identiteitsbewijs dat je bij de aanvraag hebt ingeleverd terug.
4. Controleer je nieuwe paspoort direct bij de balie voordat je vertrekt: controleer je naam, geboortedatum, foto en geldigheidsperiode. Meld eventuele fouten meteen – het corrigeren van een fout na het verlaten van het gemeentehuis kost meer moeite.

Haal je paspoort tijdig op. Niet-opgehaalde paspoorten worden na een bepaalde periode (vaak drie maanden) vernietigd, en je betaalt opnieuw voor een nieuwe aanvraag.

Spoedpaspoort aanvragen: wanneer en hoe?

Ben je volgende week al op reis en is je paspoort verlopen, kwijt of bijna verlopen? Dan kun je een spoedpaspoort aanvragen. Hiermee krijg je al de volgende werkdag een paspoort in handen, maar dat heeft een prijs en een paar voorwaarden.

• Tijdslimiet: je dient de aanvraag in vóór 15:30 uur op een werkdag. Dien je hem daarna in, dan geldt de volgende werkdag als startdag.
• Extra kosten: de spoedtoeslag is circa €59,10 bovenop het normale tarief. Totale kosten voor een spoedpaspoort voor een volwassene bedragen daarmee circa €145,95.
• Niet overal beschikbaar: kleinere gemeenten kunnen soms geen spoedpaspoorten verstrekken en verwijzen je door naar een grotere gemeente in de regio. Bel van tevoren om dit te bevestigen.
• Ophalen: een spoedpaspoort haal je de volgende werkdag op bij hetzelfde loket waar je het hebt aangevraagd.

Voorkom de spoedprocedure zo veel mogelijk door je paspoort tijdig te verlengen. Kijk minstens drie maanden voor een geplande reis of je paspoort nog lang genoeg geldig is, en plan dan gelijk een afspraak.

Paspoort verloren of gestolen: wat nu?

Raakt je paspoort kwijt of wordt het gestolen? Dan moet je zo snel mogelijk actie ondernemen, want een onblokkeerd paspoort kan door derden worden misbruikt voor identiteitsfraude.

1. Aangifte doen bij de politie – Bij diefstal is dit wettelijk verplicht. Bij verlies is het sterk aanbevolen. Je ontvangt een aangiftenummer dat je nodig hebt voor de vervangingsaanvraag.
2. Je gemeente informeren – Geef de vermissing of diefstal door aan je gemeente. Het paspoort wordt dan opgenomen in het Register Gesignaleerde Documenten (RGD), waardoor het niet meer bruikbaar is voor identiteitscontroles.
3. Nieuw paspoort aanvragen – Volg de normale aanvraagprocedure bij je gemeente en neem het politie-aangiftenummer mee. Sommige gemeenten vragen om een aangifte-bevestigingsbrief.

Bewaar nooit een kopie van je paspoort op een onbeveiligde digitale plek. Moet je een kopie overhandigen, bijvoorbeeld bij het huren van een auto of het inchecken in een hotel? Schrijf dan duidelijk het doel op de kopie – dit maakt misbruik aantoonbaar lastiger.

Paspoort aanvragen voor kinderen

Voor minderjarigen gelden extra regels. Een paspoort aanvragen voor een kind doe je als ouder of voogd bij de gemeente waar het kind staat ingeschreven. Let op de volgende punten:

• Toestemming van beide ouders: beiden moeten aanwezig zijn bij de aanvraag, of de afwezige ouder moet een schriftelijke toestemmingsverklaring (machtiging) hebben ondertekend. Zonder deze toestemming weigert de gemeente de aanvraag.
• Uitzondering eenouder gezag: heb je als enige het ouderlijk gezag? Dan is alleen jouw aanwezigheid vereist. Neem het bewijs van eenouderlijk gezag mee.
• Geldigheidsduur: een paspoort voor een kind onder de 18 jaar is slechts vijf jaar geldig (voor volwassenen tien jaar). Plan dit dus tijdig in als je vaker op reis gaat.
• Foto-eisen: dezelfde strikte eisen als voor volwassenen. Ook baby’s en peuters moeten recht in de lens kijken met open ogen en neutrale uitdrukking – probeer dit thuis te oefenen voor de fotosessie.
• Ophalen: een ouder of voogd moet het paspoort persoonlijk ophalen.

Hoe lang is een paspoort geldig?

Een Nederlands paspoort is voor volwassenen (18 jaar en ouder) tien jaar geldig vanaf de datum van afgifte. Voor personen jonger dan 18 jaar is de geldigheidsduur vijf jaar. Controleer altijd de geldigheidsdatum op je paspoort, niet de datum waarop je het hebt ontvangen – die kan enkele dagen verschillen.

Belangrijk: veel landen buiten de EU eisen dat je paspoort bij aankomst nog minstens drie of zes maanden geldig is. Landen zoals de VS, Australie en veel Aziatische landen hanteren de zes-maanden-regel. Check de specifieke eisen van je bestemming via de reisadviespagina van de overheid of de website van de ambassade van het land dat je bezoekt.

Plan je paspoortverlenging altijd minimaal drie maanden voor een geplande reis in. Zo heb je voldoende buffer als er vertragingen optreden bij de gemeente, en voorkom je de dure spoedprocedure.

Paspoort aanvragen vanuit het buitenland

Woon je tijdelijk of permanent in het buitenland? Dan vraag je je paspoort aan via de Nederlandse ambassade of het consulaat in het land waar je verblijft. De procedure is vergelijkbaar, maar er zijn verschillen:

• De tarieven zijn hoger dan in Nederland (internationale tarieven).
• De wachttijd kan langer zijn, afhankelijk van de capaciteit van de post.
• Je moet je soms zelf naar de dichtstbijzijnde post reizen; sommige landen hebben slechts één Nederlandse ambassade.
• Voor spoed: sommige ambassades bieden noodreisdocumenten aan voor tijdelijk gebruik.

Veelgemaakte fouten bij het aanvragen van een paspoort

Op basis van ervaringen bij gemeentebalies zijn dit de situaties die het vaakst voor problemen zorgen:

• Pasfoto voldoet niet aan de eisen – Dit is de meest gemaakte fout. Selfies worden bijna nooit geaccepteerd. Gebruik altijd een erkende fotograaf of een goed afgestelde pasfoto-automaat. Wil je zeker zijn? Laat de foto vooraf digitaal checken via de ICAO-fototool op de website van de rijksoverheid.
• Te laat afspraak boeken – Zeker in het voorjaar en de zomer zijn afspraken bij grote gemeenten weken van tevoren vol. Begin op tijd, ook als je paspoort pas over drie maanden verloopt.
• Aanvragen in de verkeerde gemeente – Je moet ingeschreven staan in de gemeente waar je aanvraagt. Ben je recent verhuisd maar nog niet ingeschreven? Wacht dan of bel je nieuwe gemeente.
• Geen politieaangifte bij vermissing – Bij diefstal verplicht, bij verlies sterk aanbevolen. Zonder aangiftenummer wordt de procedure lastiger.
• Toestemming andere ouder vergeten – Bij kinderaanvragen een klassieker. De afwezige ouder moet een schriftelijke machtiging hebben ondertekend.
• Paspoort net verlopen voor een verre reis – Check je paspoort ruim voor je vertrekdatum, en houd rekening met de zes-maanden-geldigheidseis van veel bestemmingen buiten de EU.
• Aannemen dat ophalen zonder afspraak altijd kan – Bij de meeste gemeenten kan dit, maar sommige gemeenten vragen ook voor ophalen een afspraak. Check dit altijd even op de website van jouw gemeente.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het aanvragen van een paspoort?

Na de aanvraag bij de gemeente duurt het normaal gesproken vijf werkdagen voordat je paspoort klaar is. Met een spoedprocedure (extra kosten van circa €59,10) kan het de volgende werkdag al opgehaald worden, mits je de aanvraag voor 15:30 uur indient.

Wat kost een paspoort in 2026?

Het maximumtarief voor een volwassen paspoort (18+) in 2026 is circa €86,85. Gemeenten mogen lager zitten. Een spoedpaspoort kost bovendien circa €59,10 extra. Kinderen betalen een lager tarief. De identiteitskaart is gratis voor Nederlanders van 14 jaar en ouder.

Kan ik mijn paspoort aanvragen in een andere gemeente dan waar ik woon?

Nee, je moet je paspoort aanvragen in de gemeente waar je officieel staat ingeschreven in de BRP. Je mag wel bij kleinere omliggende gemeenten informeren, maar je inschrijving moet overeenkomen met de aanvragende gemeente.

Wat doe ik als mijn paspoort verlopen is en ik snel op reis moet?

Vraag een spoedpaspoort aan bij je gemeente vóór 15:30 uur op een werkdag. Het paspoort is dan de volgende werkdag beschikbaar. De spoedtoeslag is circa €59,10 extra. Bel van tevoren om te bevestigen dat jouw gemeente spoedpaspoorten verstrekt.

Welke eisen gelden voor de pasfoto voor een paspoort?

De foto moet een recente kleurenfoto zijn op witte achtergrond, met neutrale gezichtsuitdrukking, open ogen recht in de lens, geen bril, en niet ouder dan zes maanden. Gebruik een erkende fotograaf of pasfoto-automaat, want selfies worden vrijwel nooit geaccepteerd.

Hoe lang is een Nederlands paspoort geldig?

Voor volwassenen (18+) is een paspoort tien jaar geldig. Voor kinderen onder de 18 is dat vijf jaar. Veel landen buiten de EU eisen dat je paspoort bij aankomst nog minimaal zes maanden geldig is – controleer dit altijd voor vertrek.

Kan mijn kind zelf zijn paspoort ophalen?

Nee, voor het ophalen van een paspoort voor een minderjarige moet in de meeste gevallen een ouder of voogd aanwezig zijn. Controleer de specifieke regels bij jouw gemeente, want er zijn kleine verschillen per gemeente.