OTYS Handleiding

Een nieuw OTYS-account aanmaken lukt niet altijd vlekkeloos. Vooral als je voor het eerst met het platform werkt of als je van een andere recruitmentoplossing overstapt, kom je snel bekende valkuilen tegen. Hier lees je hoe je OTYS correct opzet, welke functies direct bruikbaar zijn, en waar je de meeste winst boekt qua workflow. Ook vind je oplossingen voor specifieke foutmeldingen, instellingen en tips voor dagelijks gebruik van OTYS Go, OTYS Recruiting Technology en de OTYS Webportal.

Specificaties en kenmerken

• Web-based recruitmentplatform: OTYS draait volledig in de browser, zonder lokale installatie. Gebruik je Chrome, Firefox of Edge, dan werkt alles zonder plug-ins; Internet Explorer wordt niet ondersteund.
• Volledige module-integratie: Koppel direct met OTYS Go, OTYS Webportal, OTYS Mail, en externe tools als AFAS en LinkedIn Recruiter. Instellingen zijn te vinden via Beheer > Koppelingen.
• Geavanceerd zoek- en filtermechanisme: Kandidaten en vacatures filter je via Dashboard > Zoekfilters. Boolean search wordt ondersteund inclusief operators zoals AND, OR, NOT.
• Automatisering van workflows: Standaard sjablonen voor e-mails en berichten stel je in via Instellingen > Communicatie > Sjablonen. Trigger-gebaseerde acties zijn te vinden in Workflowbeheer.
• Uitgebreide rapportages: Analyseer conversieratio’s en plaatsingspercentages via Rapportages > Overzicht. Exporteren naar Excel is standaard mogelijk.
• Mobiele toegang: Gebruik de OTYS Go-app op iOS (vanaf iOS 13) en Android (vanaf versie 8). Pushnotificaties stel je in via Instellingen > Notificaties in de app.

Aansluiten en instellen

1. Ga naar https://login.otys.nl en klik op “Account aanmaken”. Gebruik altijd een zakelijk e-mailadres; privéadressen worden soms geweigerd door de admin.
2. Bevestig je registratie via de verificatiemail. Controleer de spamfolder als je deze niet binnen 5 minuten ontvangt.
3. Log in en kies bij het eerste gebruik direct voor Instellingen > Profiel om je naam, telefoonnummer en profielfoto te uploaden. Een profielfoto helpt bij interne communicatie.
4. Navigeer naar Instellingen > Beveiliging en stel tweefactorauthenticatie in via Authenticator-app of SMS. Hiermee voorkom je ongeoorloofde toegang bij een datalek.
5. Ga naar Beheer > Gebruikers en voeg collega’s toe. Geef per gebruiker specifieke rechten, bijvoorbeeld alleen lezen voor stagiaires en full access voor recruiters. Vergeet niet om bij admin-accounts logging aan te zetten.
6. Stel je integraties in via Beheer > Koppelingen. Activeer bijvoorbeeld de AFAS-koppeling voor salarisadministratie, of LinkedIn Recruiter om direct kandidaten te importeren. Koppelingen kunnen maximaal 30 minuten duren om te synchroniseren.
7. Controleer bij Instellingen > Communicatie > Sjablonen of de standaard e-mails goed zijn ingevuld. Pas deze aan naar jouw huisstijl, inclusief bedrijfslogo en persoonlijke handtekening.
8. Download de OTYS Go-app via de App Store of Google Play. Log in met dezelfde gegevens en stel pushnotificaties in via Instellingen > Notificaties om direct updates te ontvangen bij nieuwe sollicitaties.

Dagelijks gebruik

Nieuwe vacatures aanmaken doe je via Dashboard > Vacatures > Nieuw. Hier vul je handmatig alle velden in, zoals functietitel, locatie, contractvorm en salarisindicatie. Gebruik de functie “Dupliceer” als je regelmatig vergelijkbare vacatures plaatst; dit bespaart handmatig werk, zeker bij bulkplaatsingen voor bijvoorbeeld logistiek of IT.

Het beoordelen van kandidaten verloopt via het tabblad Kandidaten. Binnenkomende sollicitaties verschijnen hier automatisch dankzij koppelingen met je werkenbij-site of jobboards. Je kunt kandidaten beoordelen met een simpele klik op “Geschikt” of “Niet geschikt”, maar via het menu “Beoordeling toevoegen” kun je ook uitgebreid feedback achterlaten die alleen intern zichtbaar is.

Communicatie met kandidaten verloopt grotendeels via OTYS zelf. Klik op een kandidaat en kies “Stuur e-mail” om direct een vooraf ingestelde sjabloon te gebruiken, bijvoorbeeld voor uitnodigingen of afwijzingen. Bellen kan via de app; OTYS logt automatisch het gesprek als je dit via de ingebouwde bellijst doet. Zo houd je makkelijk overzicht over alle contactmomenten, zelfs als je onderweg bent.

Rapportages en managementinformatie zijn direct opvraagbaar via Rapportages > Overzicht. Hier zie je in één oogopslag hoeveel kandidaten zijn aangenomen, afgewezen of nog in procedure. Gebruik de exportfunctie voor Excel als je kwartaalcijfers moet rapporteren aan je management. Maak filters aan voor bijvoorbeeld “per afdeling” of “per recruiter” om trends sneller te herkennen en knelpunten te signaleren.

Problemen oplossen

Probleem 1: Foutmelding “Onbekende gebruiker of wachtwoord onjuist”
Dit gebeurt vaak na een migratie of bij verkeerd hoofdlettergebruik in het e-mailadres. Controleer of je het juiste zakelijke e-mailadres gebruikt en reset je wachtwoord via de link “Wachtwoord vergeten”. Mocht je account nog steeds niet werken, neem dan contact op met de OTYS-beheerder binnen je organisatie; accounts kunnen soms geblokkeerd zijn na meerdere mislukte inlogpogingen.

Probleem 2: Geen notificaties in de OTYS Go-app
Pushnotificaties werken alleen als je deze geactiveerd hebt via Instellingen > Notificaties in de app én in je telefooninstellingen. Controleer of je de meest recente versie van de app gebruikt (vaak vereist v4.2.1 of hoger). Schakel meldingen in via Instellingen > Apps > OTYS Go > Meldingen op je apparaat; probeer anders een herinstallatie van de app.

Probleem 3: Kandidaten worden niet automatisch geïmporteerd vanuit LinkedIn
De LinkedIn-koppeling moet handmatig worden geactiveerd via Beheer > Koppelingen. Controleer of je LinkedIn Recruiter-account geldig is en of je voldoende credits hebt. Synchronisatieproblemen zijn meestal opgelost na opnieuw verbinden; log eventueel uit en opnieuw in op beide platformen.

Probleem 4: Rapportages exporteren werkt niet
Sommige exportfuncties hebben een limiet van maximaal 1000 records per keer. Krijg je een foutmelding als “Export failed: too many records”, splits dan je rapportage op per maand of afdeling. Controleer ook of je browser pop-ups toestaat, anders mislukt de download vaak ongemerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik een gepersonaliseerde e-mailhandtekening in?

Ga naar Instellingen > Communicatie > Sjablonen en kies het e-mailsjabloon dat je wilt aanpassen. Voeg je persoonlijke gegevens en logo toe onder het kopje “Handtekening”. Sla de wijzigingen op en test door een e-mail naar jezelf te sturen.

Kan ik meerdere vacatures tegelijk publiceren?

Ja, via Dashboard > Vacatures kun je met de knop “Bulk publiceren” meerdere vacatures selecteren en in één keer live zetten. Houd er rekening mee dat sommige jobboards een limiet hanteren per dag. Controleer eventueel handmatig of alle vacatures zijn doorgekomen.

Hoe wijzig ik mijn notificatie-instellingen?

Open Instellingen > Notificaties in het hoofdmenu. Hier bepaal je per soort activiteit (zoals nieuwe sollicitatie, interview, plaatsing) of je een pushbericht, e-mail of geen melding wilt ontvangen. Je kunt meldingen ook tijdelijk pauzeren bij afwezigheid.

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

Klik op het inlogscherm op “Wachtwoord vergeten” en volg de stappen om een nieuw wachtwoord in te stellen. Let op: het nieuwe wachtwoord moet minimaal 12 tekens bevatten met hoofdletters, kleine letters, cijfers en een speciaal teken. Je ontvangt een bevestiging per e-mail zodra het wachtwoord is aangepast.

Hoe koppel ik mijn kalender aan OTYS?

Ga naar Instellingen > Koppelingen en selecteer “Agenda”. Kies voor Outlook, Google of Apple. Volg de instructies voor autorisatie; afspraken worden daarna automatisch gesynchroniseerd.

Wist je dat je via Instellingen > Beveiliging precies kunt zien vanaf welke apparaten en IP-adressen op jouw OTYS-account is ingelogd? Ideaal om ongewenste toegang snel te detecteren.