Exact Online Salaris Handleiding

Salarisverwerking in Exact Online vereist nauwkeurigheid en inzicht in de software. Loopt de verwerking vast, dan wil je direct weten waar je moet klikken en hoe je fouten voorkomt. In deze handleiding vind je concrete stappen voor het instellen, controleren en verwerken van loonstroken, inclusief tips voor het oplossen van veelvoorkomende problemen zoals foutcode 2003 (“Looncomponent niet gevonden”) en het herstellen van geblokkeerde loonaangiften.

Specificaties en kenmerken

• Cloudgebaseerde salarisverwerking: Exact Online Salaris draait volledig in de browser en vereist geen lokale installatie. Je werkt altijd met de meest recente versie, zonder handmatige updates.
• Automatische koppelingen met banken en Belastingdienst: Via de modules Instellingen > Integraties kun je SEPA-betaalbestanden genereren en loonaangiften direct elektronisch indienen, inclusief ondersteuning voor de nieuwste Digipoort-standaard.
• Ondersteuning voor cao’s en loontabellen: In het menu Salaris > Arbeidsvoorwaarden beheren stel je specifieke cao’s in, zoals de Bouw-cao of CAO Zorg en Welzijn, waardoor looncomponenten automatisch worden toegepast.
• Meerdere administraties en rollen: Vanuit Beheer > Administraties wissel je tussen verschillende bv’s of stichtingen, en met Beheer > Gebruikersrechten wijs je per medewerker specifieke toegangsrechten toe.
• Uitgebreide rapportagemogelijkheden: Onder Rapporten > Salarisrapportages vind je opties voor periodieke loonoverzichten, loonkostenanalyses en jaaropgaven, die je direct naar Excel of PDF exporteert.
• Realtime signaleringen en controles: De module Controle > Signaleringscentrum geeft waarschuwingen bij dubbele loonstroken, onjuiste belastingtabellen of ontbrekende bankrekeningnummers, zodat je fouten tijdig opspoort.

Aansluiten en instellen

1. Administratie aanmaken: Ga naar Beheer > Administraties > Nieuwe administratie. Vul het KvK-nummer in en koppel direct de juiste loonbelastingnummers. Tip: Gebruik herkenbare administratienamen, bijvoorbeeld “Hoofdvestiging 2024”, om verwarring te voorkomen bij meerdere entiteiten.
2. Gebruikers toevoegen en rechten instellen: Via Beheer > Gebruikersrechten voeg je medewerkers toe als salarisadministrateur, manager of alleen-lezen gebruiker. Check per rol de optie “Salarisverwerking toestaan” voor correcte toegang.
3. Bankrekening koppelen: Navigeer naar Instellingen > Betalingen > Bankrekeningen. Voeg het IBAN toe en koppel deze aan de juiste administratie. Let op: alleen SEPA-gecertificeerde rekeningen worden geaccepteerd, anders krijg je foutmelding “Onbekend rekeningnummer”.
4. CAO en looncomponenten selecteren: In Salaris > Arbeidsvoorwaarden beheren kies je de toepasselijke cao. Voeg handmatig specifieke toeslagen toe via Looncomponenten > Nieuw, bijvoorbeeld “Ploegentoeslag 18%”. Tip: Controleer elk jaar of cao-tabellen zijn bijgewerkt.
5. Medewerkers invoeren: Ga naar Medewerkers > Nieuwe medewerker. Vul minimaal BSN, geboortedatum en IBAN in. Vergeet niet om het juiste type dienstverband (vast, tijdelijk, oproep) te selecteren; dit bepaalt de loonstrookberekening.
6. Periodetabellen en loontijdvak instellen: Via Instellingen > Loonverwerking stel je het loontijdvak in (maand, 4-weken, week). Kies de juiste periode voor automatische berekening van reserveringen, zoals vakantiegeld.
7. Automatische back-up inschakelen: Onder Beheer > Back-ups kies je voor “Dagelijkse back-up”. Zo heb je altijd een herstelpunt bij fouten of dataverlies. Let op: alleen beheerders kunnen deze optie aanpassen.

Dagelijks gebruik

Bij het begin van de maand voer je mutaties in via Salaris > Mutaties. Denk aan overuren, onkostenvergoedingen of loonbeslagen. Gebruik de knop “Nieuwe mutatie” en selecteer het juiste looncomponent, zoals “Reiskosten woon-werk” of “Onregelmatigheidstoeslag”. Exact Online biedt de optie om standaardmutaties voor vaste medewerkers automatisch te laten herhalen, wat veel tijd scheelt bij grote personeelsbestanden.

Na het invoeren van mutaties is het verstandig om Salaris > Controlelijst te raadplegen. Hier verschijnen waarschuwingen als bijvoorbeeld een BSN-nummer ontbreekt of als het ingevoerde aantal uren buiten de cao-limieten valt. Bij een rode melding “Foutcode 2003: Looncomponent niet gevonden” controleer je of het component correct is toegevoegd in Instellingen > Looncomponenten. Via de knop “Details bekijken” zie je precies waar de fout ontstaat.

Loonstroken genereren doe je vanuit Salaris > Loonstroken > Nieuwe run. Selecteer de gewenste periode, controleer het overzicht en klik op “Verwerken”. Je kunt loonstroken direct mailen naar medewerkers of als ZIP-bestand downloaden. Bij afwijkingen, zoals een negatieve nettoloonberekening, blokkeert het systeem de run automatisch en krijg je een melding “Negatief nettoloon: controleer inhoudingen”.

Voor loonaangifte ga je naar Aangiftes > Loonaangifte > Nieuwe aangifte. Vink de juiste periode aan en klik op “Verzenden via Digipoort”. Exact Online onthoudt de status van elke aangifte: “In behandeling”, “Afgekeurd” of “Verzonden”. Bij afkeur krijg je een foutmelding, bijvoorbeeld “Berichtcode 305: Onjuist loonheffingennummer”, waarbij je via Instellingen > Administratiegegevens het juiste nummer aanpast.

Problemen oplossen

Symptoom: Loonstroken kunnen niet worden gegenereerd, je ziet foutmelding “Foutcode 2003: Looncomponent niet gevonden”. Oorzaak: Het betreffende looncomponent (bijvoorbeeld “Overwerktoeslag”) is niet aangemaakt of niet gekoppeld aan de juiste cao. Oplossing: Ga naar Instellingen > Looncomponenten en voeg het ontbrekende component toe of koppel het aan de cao. Controleer daarna in Salaris > Loonstroken of de run nu wél voltooid wordt.

Symptoom: Loonaangifte blijft hangen op “In behandeling” en wordt niet verzonden. Oorzaak: De Digipoort-instelling is niet correct of het PKI-certificaat is verlopen. Oplossing: Controleer via Instellingen > Integraties > Digipoort of het certificaat nog geldig is en vernieuw indien nodig. Na herstarten van de aangifte wordt de status meestal automatisch bijgewerkt.

Symptoom: Medewerker ontvangt geen loonstrook per e-mail. Oorzaak: Het e-mailadres is onjuist of ontbreekt. Oplossing: Pas het e-mailadres aan via Medewerkers > [Naam medewerker] > Persoonlijke gegevens. Stuur daarna handmatig de loonstrook opnieuw via Salaris > Loonstroken > Verzenden.

Symptoom: Onjuiste loonberekening na invoeren van een nieuwe cao. Oorzaak: De nieuwe cao-tabellen zijn niet volledig geactiveerd of conflicteren met handmatige componenten. Oplossing: Controleer in Salaris > Arbeidsvoorwaarden beheren of de juiste cao-periode is geselecteerd en verwijder verouderde handmatige looncomponenten. Na opslaan voer je een proefrun uit om te testen of de berekening klopt.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak worden de cao’s in Exact Online Salaris bijgewerkt?

Exact Online controleert maandelijks op updates van cao-tabellen. Nieuwe versies zijn te vinden via Salaris > Arbeidsvoorwaarden beheren > CAO-updates. Je ontvangt een notificatie zodra een relevante cao-aanpassing beschikbaar is.

Kan ik meerdere administraties tegelijk beheren in Exact Online Salaris?

Ja, via Beheer > Administraties kun je eenvoudig wisselen tussen verschillende bv’s of stichtingen. Elke administratie heeft eigen instellingen voor cao, looncomponenten en bankkoppelingen. Gebruikersrechten stel je per administratie apart in.

Hoe herstel ik een per ongeluk verwijderde medewerker?

Verwijderde medewerkers kun je terughalen via Beheer > Medewerkersarchief. Klik op de gewenste naam en kies “Herstellen”. Alle salarisgegevens en dienstverbanden worden opnieuw geactiveerd, mits de administratie-back-up van die dag beschikbaar is.

Wat doe ik als de loonaangifte wordt afgekeurd door de Belastingdienst?

Controleer in Aangiftes > Loonaangifte welke foutcode wordt weergegeven, bijvoorbeeld “Berichtcode 305”. Pas de fout aan via Instellingen > Administratiegegevens of Medewerkers en verzend de aangifte opnieuw. In het rapport “Aangiftehistorie” zie je alle details per aangifte.

Kan ik Exact Online Salaris koppelen aan mijn HR-software?

Er zijn standaardkoppelingen beschikbaar voor AFAS, Loket.nl en Nmbrs via Instellingen > Integraties > API-koppelingen. Activeer de gewenste koppeling met je API-sleutel en autoriseer toegang per module. Raadpleeg de API-documentatie voor specifieke velden en synchronisatie-instellingen.

Door de “Proefberekening”-functie in Salaris > Loonstroken kun je vóór de definitieve run precies zien hoe een wijziging uitpakt – handig bij eenmalige bonussen of cao-wijzigingen.