Dixell Regelaar Handleiding

Gebruikers Com wordt vaak ingezet binnen organisaties om communicatie en gebruikersbeheer te centraliseren. Dit platform combineert chat, videovergaderen, en toegangsbeheer in één omgeving, waardoor samenwerking voor zowel kleine als grote teams overzichtelijk blijft. In deze handleiding lees je precies hoe je Gebruikers Com configureert, aansluit en dagelijks inzet, inclusief concrete oplossingen voor veelvoorkomende problemen.

Specificaties en kenmerken

• Ondersteunde besturingssystemen: Gebruikers Com is compatibel met Windows 10/11, macOS (v10.15 en hoger), en gangbare Linux-distributies (Ubuntu 20.04+, Fedora 34+). Daarnaast zijn er mobiele apps voor iOS (13.0+) en Android (9+).
• Netwerkintegratie: Het platform werkt zowel via lokale netwerken (LAN) als via internet (WAN), met ondersteuning voor WPA2 Enterprise en 802.1x-authenticatie. Integraties met Active Directory en LDAP zijn beschikbaar voor centrale gebruikersauthenticatie.
• Beveiligingsopties: End-to-end encryptie is standaard ingeschakeld voor chatberichten en bestandsoverdracht. Twee-factor-authenticatie (2FA) via TOTP of SMS is instelbaar per gebruiker. Auditlogs worden 90 dagen bewaard en exporteerbaar als CSV.
• Communicatiefuncties: Naast tekstchat biedt Gebruikers Com HD-videovergaderen (tot 50 deelnemers), schermdelen, en integratie met gangbare agendatools zoals Google Calendar en Microsoft Outlook.
• Beheerportaal: Beheerders krijgen toegang tot een webportaal via https://beheer.gebruikerscom.nl. Hier kun je gebruikersgroepen aanmaken, rechten instellen en rapportages genereren over het gebruik van het platform.
• API en uitbreidingen: Er is een REST API voor integraties met externe systemen. Webhooks voor notificaties zijn configureerbaar. Marketplace voor plug-ins met onder andere Jira, Slack, en Trello-connectors.

Aansluiten en instellen

1. Account aanmaken: Ga naar https://portal.gebruikerscom.nl en klik op ‘Registreren’. Vul je werkmailadres in, kies een sterk wachtwoord (minimaal 12 tekens, hoofdletters, cijfers en speciale karakters) en bevestig via de verificatielink in je inbox.
2. Download en installatie: Kies op het dashboard voor ‘Download App’. Selecteer je besturingssysteem (Windows, macOS, Linux, iOS of Android) en volg de installatie-instructies. Bij Windows kan het nodig zijn om de installatie als administrator uit te voeren.
3. Inloggen en 2FA instellen: Open de app, log in met je aangemaakte account. Ga naar Instellingen > Beveiliging > Twee-factor-authenticatie. Kies de gewenste methode (TOTP-app of SMS) en voltooi de activering door de QR-code te scannen of het ontvangen SMS-nummer in te voeren.
4. Netwerkinstellingen configureren: Voor bedrijfsomgevingen: open het Beheerportaal > Netwerk > Verbindingen en voeg hier het interne domein of de proxy toe. Stel eventueel 802.1x-authenticatie in door de juiste certificaten te uploaden.
5. Gebruikers en groepen aanmaken: In het Beheerportaal kun je onder ‘Gebruikersbeheer’ nieuwe gebruikers toevoegen via CSV-import of handmatig. Maak groepen aan voor afdelingen of projectteams en wijs per groep rechten toe (lezen, schrijven, videovergaderen, bestanden delen).
6. Integraties activeren: Ga naar Instellingen > Integraties. Koppel je agenda, kies gewenste plug-ins uit de Marketplace, of stel API-webhooks in om bijvoorbeeld notificaties naar een extern systeem te sturen.
7. Testen en eerste gebruik: Start een testchat met een collega of een testaccount. Probeer alle functies: chat, videobellen, agendakoppeling, en controleer de rechten per groep. Check of notificaties op desktop en mobiel doorkomen. Verifieer dat auditlogs correct worden opgebouwd in het Beheerportaal.

Dagelijks gebruik

Bij dagelijks gebruik van Gebruikers Com staat efficiëntie voorop. De chatfunctie vormt het hart van het platform. Berichten zijn direct te versturen aan individuele gebruikers of binnen groepskanalen. Met de @vermeldingen kun je collega’s gericht aanspreken; notificaties worden zowel in de desktop-app als op mobiel direct weergegeven. Bestanden zoals PDF’s, afbeeldingen en Office-documenten zijn met drag-and-drop toe te voegen aan gesprekken. De maximale bestandsgrootte bedraagt 200 MB per bestand. Versiebeheer is aanwezig, zodat je altijd eerdere versies kunt terugvinden.

Voor overleg op afstand beschikt Gebruikers Com over een stabiele videovergaderfunctie. Via het camera-icoon start je een meeting, waarbij je eenvoudig deelnemers uit je contactlijst toevoegt. Tijdens het gesprek kun je je scherm delen, chatten in een zijpaneel, en live notities maken. Opnames van vergaderingen worden na afloop zichtbaar in het Gesprekslogboek, mits opgenomen door een beheerder of met expliciete toestemming van alle deelnemers. Beeldkwaliteit past zich automatisch aan op basis van je netwerkverbinding, maar is handmatig in te stellen op 360p/720p/1080p.

Agendakoppelingen zorgen ervoor dat geplande vergaderingen direct zichtbaar zijn in de interface van Gebruikers Com. Uitnodigingen stuur je via de geïntegreerde kalender, waarbij deelnemers een notificatie ontvangen in hun e-mail en binnen de app. Herinneringen aan afspraken zijn instelbaar per gebruiker. Via het tabblad ‘Taken’ houd je overzicht over je to-do’s en gedelegeerde taken binnen je team. Statussen als ‘Beschikbaar’, ‘Bezet’ of ‘Niet storen’ zijn met één klik te wijzigen zodat collega’s weten of je bereikbaar bent.

Beheerders hebben extra mogelijkheden. Ze kunnen gebruikersrechten aanpassen, rapportages uitdraaien over het gebruik, en incidentmeldingen afhandelen. In het Beheerportaal is het mogelijk om compliance-instellingen te controleren, zoals bewaartermijnen van berichten en auditlogs. Bij calamiteiten kun je als beheerder direct accounts blokkeren of rechten intrekken om datalekken te voorkomen. Alle acties van beheerders worden gelogd, zodat er altijd een overzicht is van wie welke instellingen heeft aangepast.

Problemen oplossen

• Geen verbinding met server (Foutcode 201): Controleer eerst of je internetverbinding actief is. Krijg je foutcode 201 bij het starten van de app, kijk dan onder Instellingen > Netwerk of het juiste serveradres (meestal gebruikerscom.domein.nl) is ingevuld. Controleer ook of een firewall of proxy de verbinding blokkeert. Zet tijdelijk je antivirus uit om te testen of dit het probleem veroorzaakt.
• Notificaties komen niet door: Op Windows: Ga naar Instellingen > Systeem > Meldingen en acties, en check of notificaties voor Gebruikers Com zijn ingeschakeld. Op mobiel: Controleer per app-instelling of meldingen toegestaan zijn. Kijk in de Gebruikers Com-app onder Instellingen > Meldingen of ‘Pushnotificaties’ aanstaan. Herstart de app na aanpassen van deze instellingen.
• Geen toegang tot videovergaderingen: Wordt de knop voor videobellen grijs weergegeven, controleer dan bij Beheerportaal > Gebruikers > [jouw account] of de rechten voor ‘Videovergaderen’ zijn toegekend. Controleer of je webcam en microfoon goed zijn aangesloten en door het systeem worden herkend (zie Apparaatbeheer in Windows of Systeemvoorkeuren in macOS).
• Mislukte agendakoppeling: Lukt het niet om je Google Calendar of Outlook te koppelen, controleer dan of je de juiste machtigingen hebt toegekend bij het autorisatieproces. Kijk na of pop-upblokkering in je browser dit proces niet verstoort. Probeer anders via een incognito-venster of een andere browser de koppeling opnieuw te starten.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik een gebruiker verwijderen uit een groep?

Open het Beheerportaal en ga naar Gebruikersbeheer. Selecteer de gewenste groep, klik op het tandwiel-icoon naast de betreffende gebruiker en kies ‘Verwijderen uit groep’. De gebruiker behoudt toegang tot het platform, maar heeft geen toegang meer tot de groepsgesprekken of bestanden van die groep.

Hoe stel ik een profielafbeelding in?

Klik rechtsboven in de app op je initialen of huidige profielafbeelding. Kies ‘Profiel bewerken’ en upload een afbeelding (maximaal 512×512 pixels, JPG of PNG). De wijziging wordt direct zichtbaar voor alle gebruikers in je netwerk.

Wat gebeurt er met verwijderde berichten?

Verwijderde berichten worden 30 dagen bewaard in de prullenbak. Alleen beheerders kunnen deze terughalen via het Beheerportaal > Auditlog > Verwijderde items. Na 30 dagen zijn ze permanent verwijderd en niet meer te herstellen.

Kan ik meerdere apparaten tegelijk gebruiken?

Ja, Gebruikers Com ondersteunt gelijktijdige sessies op maximaal vijf apparaten per gebruiker. Activiteiten worden gesynchroniseerd. Je ontvangt notificaties op alle actieve apparaten, tenzij je specifieke apparaten dempt via Instellingen > Apparaten.

Hoe exporteer ik chatgesprekken?

Open het gesprek, klik op het menu-icoon (drie stippen), en kies ‘Exporteren’. Selecteer het gewenste exportformaat (PDF of CSV) en sla het bestand lokaal op. Voor bulkexport van meerdere gesprekken kan alleen de beheerder een export aanvragen via het Beheerportaal.

Zorg dat je altijd een back-up maakt van het configuratiebestand na grote wijzigingen in gebruikers of instellingen.