Timetell Handleiding

Wie Timetell gebruikt om urenregistratie en projectmanagement te stroomlijnen, merkt direct hoe belangrijk een goede configuratie is. De webapplicatie werkt op zowel Windows als macOS en biedt koppelingen met AFAS, Exact en Microsoft Azure AD. Nieuwe gebruikers kunnen tegen praktische problemen aanlopen, zoals het instellen van automatische tijdregistratie of het herstellen van vergeten wachtwoorden. Deze handleiding behandelt alle essentiële stappen, inclusief het oplossen van foutmeldingen en het efficiënt indelen van projecten.

Specificaties en kenmerken

• Webgebaseerd platform: Timetell draait volledig in de browser (Chrome, Firefox, Edge) en vereist geen installatie op de lokale pc. Voor optimaal gebruik wordt minimaal versie 4.5.3 van Timetell aanbevolen.
• Single Sign-On (SSO): Koppeling mogelijk met Azure Active Directory of SAML2, zodat gebruikers met hun bedrijfsaccount kunnen inloggen. Dit vereenvoudigt gebruikersbeheer voor IT-afdelingen.
• Project- en urenregistratie: Ondersteuning voor het aanmaken van projecten, taken en subcategorieën. Medewerkers kunnen uren boeken via het menu Registratie > Uren boeken.
• Rapportage en export: Diverse exportmogelijkheden naar Excel of PDF via Rapporten > Overzicht. Ook automatische e-mailrapportages kunnen geactiveerd worden.
• Koppelingen met externe systemen: Integratie beschikbaar met Exact Online, AFAS Profit, Twinfield en meer via Instellingen > Koppelingen. Dit maakt automatische synchronisatie van projectgegevens mogelijk.
• Mobiele app: Beschikbaar voor iOS (Timetell v2.3.1) en Android (Timetell v2.2.9), met functionaliteiten als uren invoeren, pushnotificaties en goedkeuren van registraties.

Aansluiten en instellen

1. Ga naar de Timetell website en klik op “Inloggen”. Gebruik het bedrijfsdomein en voer je gebruikersnaam en wachtwoord in. SSO-gebruikers kiezen “Aanmelden met Microsoft”. Let op: wachtwoord vergeten? Gebruik “Wachtwoord vergeten” en check je spamfolder voor de resetlink.
2. Navigeer naar Instellingen > Gebruikers om nieuwe gebruikers toe te voegen. Vul naam, e-mailadres en rol in. Tip: wijs rechten direct toe zodat medewerkers vanaf dag één toegang hebben tot de juiste projecten.
3. Ga naar Instellingen > Projecten en klik op “Nieuw project”. Vul een unieke projectcode en naam in, en selecteer een verantwoordelijke. Voeg desgewenst taken toe via “Projecttaken toevoegen”.
4. Stel automatische tijdregistratie in via Instellingen > Urenregistratie > Automatisch starten. Hiermee kun je standaard werktijden per gebruiker of teams instellen, wat handmatig boeken reduceert.
5. Voor koppeling met bijvoorbeeld AFAS of Exact: ga naar Instellingen > Koppelingen > ‘Nieuwe koppeling’. Vul de API-sleutel of autorisatiegegevens in. Test de verbinding met de knop “Verbinding testen” voordat je opslaat.
6. Personaliseer notificaties via Instellingen > Notificaties. Hier kun je instellen of je per e-mail of pushbericht een melding wilt ontvangen over goedgekeurde of afgekeurde uren.
7. Download de mobiele app vanuit de App Store of Google Play. Log in met je bestaande Timetell-account. Zet in de app onder Instellingen > Pushnotificaties aan om direct updates te ontvangen bij nieuwe taken of wijzigingen.

Dagelijks gebruik

Het boeken van uren gebeurt via het menu Registratie > Uren boeken. Kies het juiste project en de bijbehorende taak, vul het aantal uren in en voeg een toelichting toe. Regelmatig vergeten medewerkers de toelichting in te vullen, wat tot afwijzing kan leiden bij de goedkeuringsronde. Zet daarom in Instellingen > Urenregistratie de optie “Toelichting verplicht” aan voor meer duidelijkheid richting projectleiders.

Via Rapporten > Dagoverzicht kun je snel zien welke uren zijn geboekt en welke nog open staan. Vooral bij parttime medewerkers is dit handig om te checken of alle dagen zijn ingevuld. Projectmanagers gebruiken de Overzichten om afwijkingen in planning of budget tijdig te signaleren. Exporteer het overzicht naar Excel voor verdere analyse of het opstellen van facturen.

Goedkeuren van uren verloopt via het menu Goedkeuren > Ingediende uren. Selecteer de betreffende week of medewerker en keur de uren goed of af met een opmerking. Bij een afkeuring ontvangt de medewerker direct een notificatie met de reden, zodat onduidelijkheden snel opgehelderd worden. Zet de functie “Automatisch goedkeuren” alleen aan voor betrouwbare teams, om misbruik te voorkomen.

De mobiele app wordt vooral gebruikt door medewerkers die veel onderweg zijn. Met een paar tikken op het scherm kunnen zij direct na een klantbezoek hun uren vastleggen. Pushnotificaties waarschuwen bij vergeten registraties. Medewerkers kunnen via de app ook projectinformatie en hun eigen rapportages inzien. Let op: sommige instellingen zijn alleen via de desktopversie aan te passen, bijvoorbeeld het toevoegen van nieuwe taken aan een project.

Problemen oplossen

Probleem 1: Foutmelding “API-sleutel ongeldig” bij koppelen aan Exact
Symptoom: Na het invullen van de API-sleutel verschijnt de melding “API-sleutel ongeldig”.
Oorzaak: De ingevoerde sleutel is verlopen of onjuist.
Oplossing: Vraag via het Exact-beheerportaal een nieuwe API-sleutel aan, voer deze opnieuw in via Instellingen > Koppelingen en test de verbinding.

Probleem 2: Uren worden niet opgeslagen in de mobiele app
Symptoom: Na het invoeren van uren via de app lijken deze niet zichtbaar in het webportaal.
Oorzaak: Slechte internetverbinding of lokale cacheproblemen.
Oplossing: Controleer je internetverbinding, log uit en opnieuw in, en synchroniseer de app handmatig via Instellingen > Synchroniseren.

Probleem 3: E-mailnotificaties komen niet aan
Symptoom: Medewerkers ontvangen geen meldingen van goedgekeurde/afgekeurde uren.
Oorzaak: E-mails landen in de spam-map of het e-mailadres is onjuist.
Oplossing: Controleer het e-mailadres in Instellingen > Gebruikers en vraag medewerkers hun spam-map te controleren. Voeg [email protected] toe aan de veilige afzenders.

Probleem 4: Foutmelding “Onvoldoende rechten” bij aanmaken van projecten
Symptoom: Gebruiker krijgt de melding “Onvoldoende rechten” bij het toevoegen van projecten.
Oorzaak: De toegewezen gebruikersrol heeft geen projectbeheerdersrechten.
Oplossing: Pas de rechten aan via Instellingen > Gebruikers > Rechten en wijs de rol “Projectbeheerder” toe.

Veelgestelde vragen

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord in Timetell?

Log in via de browser en ga naar Instellingen > Account > Wachtwoord wijzigen. Vul eerst je huidige wachtwoord in, daarna twee keer het nieuwe wachtwoord. Sla de wijziging op; je ontvangt een bevestiging per e-mail.

Kan ik projecten archiveren zonder ze te verwijderen?

Ja, open het betreffende project via Instellingen > Projecten en kies “Archiveren”. Het project blijft zichtbaar in rapportages, maar is niet meer actief selecteerbaar voor nieuwe uurboekingen.

Hoe stel ik herinneringen in voor het boeken van uren?

Ga naar Instellingen > Notificaties en activeer “Herinnering uren boeken”. Je ontvangt dan dagelijks of wekelijks een e-mail of pushmelding, afhankelijk van je voorkeur.

Welke browsers worden ondersteund door Timetell?

Timetell werkt met de nieuwste versies van Chrome, Firefox en Microsoft Edge. Internet Explorer wordt niet meer ondersteund sinds versie 4.4.0. Gebruik altijd een up-to-date browser voor de beste prestaties.

Hoe voeg ik nieuwe taken toe aan een bestaand project?

Ga naar Instellingen > Projecten, selecteer het project, en kies “Projecttaken toevoegen”. Vul de naam van de taak in, wijs deze eventueel toe aan een medewerker en sla op. De taak is direct beschikbaar voor urenboekingen.

Ontdek de verborgen “Snelle invoer”-functie via Instellingen > Labs: hiermee kun je met één klik meerdere dagen tegelijk boeken, ideaal voor terugkerende werkzaamheden.