Micollab Handleiding

Niet iedereen haalt direct het maximale uit Micollab van Mitel. Wie dagelijks communiceert via een zakelijke telefooncentrale, loopt vroeg of laat tegen onduidelijke instellingen, synchronisatieproblemen of foutcodes aan. Met deze uitgebreide handleiding kun je direct aan de slag: van installatie, eerste login tot veelvoorkomende storingen en tips om Micollab soepeler te laten integreren binnen jouw werkproces. Of je nu een Mitel MiCollab Client v9.4 op Windows gebruikt, of inlogt via de mobiele app op Android of iOS, hier vind je de details die je mist in standaard documentatie.

Specificaties en kenmerken

• Platformondersteuning: Micollab is beschikbaar voor Windows, macOS, Android (v7.0 en nieuwer) en iOS (v12 en nieuwer). Hierdoor kun je gesprekken en berichten naadloos synchroniseren op je pc, laptop en smartphone.
• Integratie met Mitel-telefooncentrales: Ondersteunt Mitel MiVoice Business (v9.0+), MiVoice Office 400 en Mitel Border Gateway. Hiermee werkt het samen met de meest gebruikte zakelijke VoIP-oplossingen.
• Beveiliging: Micollab maakt gebruik van TLS-encryptie voor alle gespreks- en berichtendata. Voor extern gebruik is two-factor-authenticatie (2FA) via e-mail of SMS mogelijk.
• Functies: Videobellen, schermdelen, chat, voicemail, call forwarding en aanwezigheidstatussen zijn standaard aanwezig. Instellingen voor doorschakelen en niet storen zijn direct beschikbaar via Instellingen > Oproepbeheer.
• Synchronisatie: Integratie met Outlook, Google Calendar en CRM-systemen (o.a. Salesforce) zorgt voor automatische agenda-updates en contactensynchronisatie. Dit is in te stellen via Instellingen > Integraties.
• Foutcodes en logging: Geeft concrete foutcodes zoals “Error 503 – Service Unavailable” of “Login failed: 1002”. Logbestanden zijn te vinden onder Help > Diagnostische logboeken voor zelfdiagnose of support.

Aansluiten en instellen

1. Download de juiste versie van Micollab Client via jouw bedrijfsportal of de Mitel-website. Controleer altijd of je besturingssysteem overeenkomt met de download (Windows/macOS/Android/iOS) om installatieproblemen te voorkomen.
2. Start het installatiebestand en volg het installatieproces. Let op: bij Windows kun je extra opties tegenkomen zoals “Install as Admin” – kies dit als je beperkte rechten hebt.
3. Voer na installatie je gebruikersnaam en het serveradres in; deze vind je bij jouw IT-afdeling of in de welkomstmail. Bij een foutmelding “Server not found” controleer je of je VPN actief is of dat je intern netwerk gebruikt.
4. Bij de eerste login wordt vaak gevraagd om een tijdelijk wachtwoord te wijzigen. Gebruik een sterk, uniek wachtwoord en sla dit veilig op, bijvoorbeeld met een wachtwoordmanager.
5. Ga naar Instellingen > Profiel > Contacten en koppel je Outlook- of Google-account voor synchronisatie van contacten en agenda’s. Verificatie kan soms opnieuw gevraagd worden bij updates.
6. Stel je status en bereikbaarheidsopties in via Instellingen > Beschikbaarheid. Hier kun je automatische statuswijzigingen inschakelen op basis van je agenda of handmatig instellen, handig bij vergaderingen.
7. Test een inkomend en uitgaand gesprek. Geef jezelf een testoproep via de softphone en controleer of audio, video en chat allemaal functioneren. Problemen met audio zijn vaak te verhelpen via Instellingen > Apparaten > Microfoon/Speaker selectie.
8. Zet pushmeldingen aan op mobiel via Instellingen > Meldingen zodat je geen oproepen mist, zelfs met de app op de achtergrond. Let op dat energiebesparende instellingen van je toestel de app niet beperken.

Dagelijks gebruik

Op een drukke werkdag open je Micollab op je laptop en zie je direct je agenda en gemiste oproepen. Je start een chat met een collega over een project, terwijl je via Instellingen > Oproepbeheer snel een doorschakeling naar je mobiele nummer instelt omdat je naar een klantafspraak vertrekt. Tijdens de rit gebruik je de mobiele Micollab-app (Android 12, Samsung Galaxy S21) om direct te reageren op binnenkomende berichten, waarbij pushnotificaties zorgen dat je niets mist.

Bij het thuiswerken kun je via de desktopclient eenvoudig een videovergadering starten met meerdere collega’s. Je deelt een PowerPoint-presentatie via de schermdeeloptie, te vinden onder het videogesprek-venster. Tijdens het gesprek wijzig je je status naar “Niet Storen” zodat je niet wordt onderbroken door andere oproepen of chats. Na afloop ontvang je automatisch een samenvatting van het gesprek in je inbox, dankzij de integratie met Outlook.

Voor medewerkers die veel onderweg zijn, is de synchronisatie met de agenda een uitkomst. Zodra een afspraak in je Google Calendar verschijnt, wordt je status in Micollab automatisch aangepast naar “Bezet”. Dit voorkomt onderbrekingen tijdens belangrijke klantmeetings en zorgt ervoor dat collega’s direct zien wanneer je beschikbaar bent.

Nieuwe voicemails beluister je snel via Instellingen > Voicemail. De melding verschijnt in het hoofdscherm en met één klik kun je het audiobericht afspelen of doorsturen naar een collega. Wil je oude berichten opslaan, dan exporteer je deze eenvoudig via Voicemail > Opties > Exporteren als MP3. Hierdoor blijft je mailbox overzichtelijk en kun je belangrijke informatie archiveren.

Problemen oplossen

1. Foutcode “Login failed: 1002”
Symptoom: Je krijgt direct na het starten van de client een foutmelding en kunt niet inloggen. Oorzaak: Verkeerde gebruikersnaam, wachtwoord of serveradres. Oplossing: Controleer je inloggegevens, reset eventueel je wachtwoord via de link in het loginvenster en vraag het juiste serveradres na bij de IT-afdeling.

2. Geen audio bij uitgaande gesprekken
Symptoom: Je gesprekspartner hoort je niet, of je hoort geen geluid. Oorzaak: Verkeerde microfoon of speaker geselecteerd in Micollab, of audioapparaat is niet gekoppeld. Oplossing: Ga naar Instellingen > Apparaten en selecteer de juiste microfoon en speaker. Test deze via de “Testgeluid”-knop voor je een gesprek start.

3. Foutcode “Error 503 – Service Unavailable”
Symptoom: De applicatie meldt dat de server niet bereikbaar is. Oorzaak: Server is offline of je hebt geen netwerkverbinding. Oplossing: Controleer je internetverbinding, probeer het opnieuw via een VPN, en controleer op storingsmeldingen bij je IT-afdeling. Bij structurele uitval kan een herinstallatie van de client nodig zijn.

4. Geen synchronisatie met agenda/contacten
Symptoom: Nieuwe afspraken of contacten verschijnen niet in Micollab. Oorzaak: Autorisatie voor agenda- of contactenintegratie is verlopen of uitgeschakeld. Oplossing: Ga naar Instellingen > Integraties, koppel je account opnieuw en geef de juiste machtigingen. Bij Google- of Outlook-integratie kan het helpen cookies en cache te wissen.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik Micollab updaten?

Updates ontvang je automatisch via de bedrijfsserver of via de Mitel-website. Controleer op updates via Instellingen > Info > Controleren op updates. Installeer altijd de laatste versie voor maximale beveiliging en bugfixes.

Waarom werkt bellen via Micollab soms niet als ik thuis werk?

Vaak blokkeert een firewall of VPN-instelling het verkeer. Controleer of poorten 5060 (SIP) en 443 (HTTPS) open staan op je router of firewall. Werkt het nog niet, neem contact op met je IT-beheerder voor specifieke netwerkconfiguratie.

Waar vind ik mijn voicemail-instellingen?

Ga naar Instellingen > Voicemail om je begroeting, pincode en notificaties aan te passen. Hier kun je ook je voicemailberichten exporteren of verwijderen. Vergeet niet je begroeting te actualiseren bij een nieuw telefoonnummer.

Kan ik meerdere apparaten tegelijk gebruiken met Micollab?

Ja, je kunt ingelogd zijn op desktop en mobiel tegelijk. Meld je wel af op oude apparaten om synchronisatieproblemen te voorkomen. Bij conflicten helpt het om alle sessies te beëindigen via Instellingen > Apparatenbeheer.

Hoe stel ik een automatische afwezigheidsmelding in?

Dit regel je via Instellingen > Beschikbaarheid > Automatische antwoorden. Stel de periode en het gewenste bericht in. Medewerkers krijgen dan direct een melding van je afwezigheid als ze contact zoeken via chat of oproep.

Wist je dat je in Micollab met de sneltoets Ctrl+Shift+V direct een videogesprek start met de laatst gecontacteerde collega?